Paragraaf Bedrijfsvoering

Deze paragraaf omvat de visie op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Omdat bedrijfsvoering tot de verantwoordelijkheid van het college behoort en veelal opgedragen is aan de ambtelijke organisatie, beperkt deze paragraaf zich tot de hoofdlijnen.

De verplichte paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De gemeente Heerde probeert om, binnen de mogelijkheden van een kleine gemeente, de meest recente inzichten en werkwijzen op het gebied van planning & control, personeelsbeleid en informatievoorziening te volgen.

In 2017 heeft het traject van de organisatieontwikkeling zijn kantelpunt gekregen. Sinds enige jaren wordt in nauwe samenspraak met de medewerkers gewerkt aan een nieuw organisatieconcept en -structuur. De nieuwe organisatiestructuur is per juni 2017 doorgevoerd. De komende maanden zal het organisatieconcept verder vorm krijgen waarbij ingespeeld wordt op de veranderende omgeving en samenleving. 

Inzicht in de overheadkosten

Kosten die niet rechtstreeks verband houden met het primaire proces worden niet meer in het uurtarief doorbelast. Deze kosten worden apart in de begroting opgenomen onder de noemer 'Overhead'. Voorbeelden van deze kosten zijn: Huisvestingskosten (gemeentehuis, -kantoor, -werf), Facilitaire kosten, kosten van P&O, Automatiseringskosten, MT en ondersteunende afdelingen. Kostendekkende exploitaties, Grexen etc. worden verhoogd met een opslagpercentage voor deze overhead. Dit opslagpercentage wordt extracomptabel bepaald. De berekeningsmethodiek hiervan is vastgelegd in de financiële verordening.

Voor 2018 is het normale  overheadpercentage vastgesteld op 56,01% (van het totaal van de apparaatskosten).  Voor de kostendekkende exploitaties 'Riolering en Reiniging' wordt een percentage van 35,78% gehanteerd; voor de kostendekkende exploitatie 'Begraven'  geldt een overheadpercentage van 27,08%.

Voor 2018 gelden de volgende uurtarieven voor de afdelingen (exclusief overhead):

 

Management                                                                 € 70,44

Bestuursondersteuning en - advisering        € 46,85

Bedrijfsondersteuning en -advisering           € 44,90

Dienstverlening en informatiebeheer           € 41,42

Realisatie, onderhoud en beheer                      € 39,98

Ruimte, ondernemen en wonen                         € 48,76

Sociaal maatschappelijke verbinding             € 50,66

  

Beleidsindicatoren  en kengetallen

Bij de desbetreffende programma's zijn beleidsindicatoren en kengetallen opgenomen. Deze informatie komt grotendeels van de website 'Waar staat je gemeente.nl' en geeft tevens een vergelijk met de 'gemiddelde gemeente'. Iedere gemeente is verplicht om deze informatie in de begroting op te nemen zodat een onderling vergelijk mogelijk wordt.

 

Taakvelden i.p.v. Functies

De budgetten zijn onderverdeeld in taakvelden en vervangen daarmee de IV-3 functies. Uitgangspunten voor deze taakvelden zijn herkenbaarheid, aansluiting op de gemeentelijke praktijk en relevantie voor beleidssturing. In deze begroting is een aparte bijlage opgenomen met alle taakvelden en de daarbij behorende budgetten.

 

Meerjarenbalans op begrotingsbasis

Voor het bepalen van de financiële kengetallen (schuldquote/solvabiliteitsratio) en het EMU-saldo is er een 6-jarige Meerjarenbalans in de begroting toegevoegd (t-2 t/m t+3).

 

Gewijzigde rentetoerekening

Tenslotte zijn de regels voor de rentetoerekening aangescherpt. Rente die verband houdt met een taakveld moet hieraan zichtbaar worden toegerekend (voorheen maakte de rentecomponent onderdeel uit van de kapitaallasten). De berekende rentevergoeding over het eigen vermogen mag niet hoger zijn dan het gewogen rentepercentage van de langlopende- en kortlopende leningen. De commissie BBV heeft het advies afgegeven om op termijn helemaal geen rente meer toe te voegen aan het eigen vermogen. De gemeente Heerde heeft dit advies overgenomen. Hiermee behoren de ‘geblokkeerde reserves’ tot het verleden. 

De ontwikkelingen in de samenleving  vragen om een andere rol van de gemeente en haar medewerkers. Er is sprake van ontgroening en vergrijzing. De ambitie van de organisatie vraagt een andere rol van medewerkers Het goed ondersteunen en faciliteren van de veranderende rol van medewerkers is belangrijk. Dit gebeurt onder andere door sterker in te zetten op het strategisch ontwikkelen van personeel en de organisatie. Hiervoor is meer ruime nodig binnen de formatie. Hierdoor kan sneller en slagvaardiger op veranderingen worden ingespeeld.

Formatie:  136,65  FTE (7,386 FTE per 1.000 inwoners)*

Bezetting:  128,62 FTE (6,952 FTE per 1.000 inwoners)

 

* De formatie is de bezetting + vacatures + bovenformatieven.

De bewerking en het beheer van gegevens is voor een optimale dienstverlening naar burgers toe essentieel. Op landelijk niveau is hiervoor een stelsel van basisregistraties ingevoerd.  In de trend van toenemende digitalisering is het zorgvuldig en veilig omgaan met informatie en gegevens van inwoners en organisaties van groot belang. De informatievoorziening moet voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder Privacywet, Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) / Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet GBA, Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag en de Archiefwet. Voor de beveiliging hanteren wij de  Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Naast technische maatregelen en middelen, zoals autorisaties en versleuteling, besteden we aandacht aan bewustwording van medewerkers. In het kader van de verscherpte wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeveiliging, privacy en gegevensbeheer is het hebben van een functionaris gegevensbescherming (FG) verplicht. 

 

Inleiding
Zoals bekend werken de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek al een aantal jaren samen op het gebied van ICT. Aan die samenwerking liggen diverse (uitvoering)afspraken ten grondslag, echter zonder een alles omvattende formele regeling (GR). Dat komt een heldere verdeling in taken, rollen en verantwoordelijkheden tussen gemeenten en I-dienst ten goede.  De komende periode wordt gewerkt aan de verdere voorbereiding voor een gestroomlijnde start van de GR – Bedrijfsvoeringsorganisatie. De startdatum is voorzien op 1 januari 2018. In de aanloop naar deze startdatum zal het besluit voor de oprichting van een CIO-Office worden vertaald naar een nieuwe profiel voor de I-Dienst. Samengevat wordt ingezet op een transformatie naar een A-dienst. Het taakveld I-advies wordt overgeheveld naar de business. De personele – en organisatorische gevolgen worden uitgewerkt en betrokken bij de voorgenomen overheveling van belanghebbende medewerkers.

De i-Dienst speelt een belangrijke rol in het beheersbaar inzetten van ICT ten behoeve van de gemeentelijke informatievoorziening. Met de Visie op informatisering en Project Portfolio Management zijn kaders en een stuurinstrument gecreëerd waarbinnen het applicatielandschap verbeterd kan worden, zoals bijvoorbeeld beoogd wordt met de projecten M2A, zaakgericht werken en de omgevingswet. Maar ook de organisatie van de taakvelden op het snijvlak van Business & Informatisering vraagt om continue ontwikkeling en verbetering.

 

Het project Modernisering Applicatie Architectuur (M2A) tot en met 2020

De impasse met PinkRoccade omtrent de tariefsverhoging en de ontstane vraagstukken rondom rechtmatigheid duurt voort en vormt nog steeds één van de aanleidingen tot het project Modernisering Applicatie Architectuur (M2A).  Dit project heeft tot doel om een groot gedeelte van het applicatielandschap te vernieuwen, geheel in lijn met de visie op informatisering. Conform planning zullen de aanbestedingen van de domeinen datadistributie, burgerzaken en sociale zaken en samenleving in 2017 zijn afgerond. In 2018 zullen de overige domeinen worden aanbesteed.  Datadistributie zal in 2017 zijn geïmplementeerd en daaropvolgend in 2018 het domein Kadaster&NHR, BAG,WKPB en het domein Burgerzaken. Geo, integrale bedrijfsvoering en sociale zaken en samenleving worden in 2019 ingevoerd. Als slotstuk zal het domein Belastingen in 2020 worden opgeleverd. In de begroting is ervanuit gegaan dat het eigen personeel dit project kan uitvoeren; er is geen rekening gehouden met de eventuele inzet/kosten van extern personeel.

Meerjarenbegroting 2018 t/m 2021 (= bestaand beleid)

In 2018 is een nieuwe meerjarenbegroting opgesteld, deze beslaat de jaren 2018 t/m 2021. Zoals bovenstaand is aangegeven  zijn de lasten geraamd op basis van ‘bestaand beleid’, aangezien nog altijd onzekerheid bestaat over de omvang van de personele kosten van de I-dienst.