Paragraaf Bedrijfsvoering

Deze paragraaf omvat de visie op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Omdat bedrijfsvoering tot de verantwoordelijkheid van het college behoort en veelal opgedragen is aan de ambtelijke organisatie, beperkt deze paragraaf zich tot de hoofdlijnen.

De verplichte paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De gemeente Heerde probeert om, binnen de mogelijkheden van een kleine gemeente, de meest recente inzichten en werkwijzen op het gebied van planning & control, personeelsbeleid en informatievoorziening te volgen.

 

In 2017 moet het traject van de organisatie-ontwikkeling zijn kantelpunt krijgen. Sinds eind 2015 wordt in nauwe samenspraak met de medewerkers gewerkt aan een nieuw organisatieconcept en -structuur. Aanleiding en uitgangspunt zijn een herijking van de huidige organisatiestructuur en -concept op de veranderende omgeving en samenleving.

 

Voor 2017 gelden er nieuwe BBV-richtlijnen rondom de inrichting van de begroting en verantwoording van de gemeenten.  Het doel van deze wijzigingen is om de financiële informatie inzichtelijker, transparanter en tussen gemeenten onderling beter vergelijkbaar te maken.  De belangrijkste wijzigingen die zijn doorgevoerd worden hieronder kort toegelicht.

 Inzicht in de overheadkosten

Kosten die niet rechtstreeks verband houden met het primaire proces mogen niet meer in het uurtarief worden doorbelast. Deze kosten worden apart in de begroting opgenomen onder de noemer 'Overhead'. Voorbeelden van deze kosten zijn: Huisvestingskosten (gemeentehuis, -kantoor, -werf), Facilitaire kosten, kosten van P&O, Automatiseringskosten, MT en ondersteunende afdelingen (voorheen Bedrijfsvoering). Kostendekkende exploitaties, Grexen etc. worden verhoogd met een opslagpercentage voor deze overhead. Dit opslagpercentage wordt extracomptabel bepaald. De berekeningsmethodiek hiervan is vastgelegd in de financiële verordening.

Voor 2017 is het overheadpercentage vastgesteld op 48,48% (van het totaal van de apparaatskosten). Wanneer dit percentage wordt berekend over het totale begrotingssaldo dan zou het overheadpercentage 13,89% bedragen.

 

Voor 2017 gelden de volgende uurtarieven voor de afdelingen (exclusief overhead):

 

Publiek                                     € 55,01

Leefomgeving binnen         € 53,10

Leefomgeving buiten          € 42,97

  

Beleidsindicatoren  en kengetallen

Bij de desbetreffende programma's zijn beleidsindicatoren en kengetallen opgenomen. Deze informatie komt grotendeels van de website 'Waar staat je gemeente.nl' en geeft tevens een vergelijk met de 'gemiddelde gemeente'. Iedere gemeente is verplicht om deze informatie in de begroting op te nemen zodat een onderling vergelijk mogelijk wordt.

 

Taakvelden i.p.v. Functies

De budgetten zijn onderverdeeld in taakvelden en vervangen daarmee de IV-3 functies. Uitgangspunten voor deze taakvelden zijn herkenbaarheid, aansluiting op de gemeentelijke praktijk en relevantie voor beleidssturing. In deze begroting is een aparte bijlage opgenomen met alle taakvelden en de daarbij behorende budgetten.

 

Meerjarenbalans op begrotingsbasis

Voor het bepalen van de financiële kengetallen (schuldquote/solvabiliteitsratio) en het EMU-saldo is er een 6-jarige Meerjarenbalans in de begroting toegevoegd (t-2 t/m t+3).

 

Gewijzigde rentetoerekening

Tenslotte zijn de regels voor de rentetoerekening aangescherpt. Rente die verband houdt met een taakveld moet hieraan zichtbaar worden toegerekend (voorheen maakte de rentecomponent onderdeel uit van de kapitaallasten). De berekende rentevergoeding over het eigen vermogen mag niet hoger zijn dan het gewogen rentepercentage van de langlopende- en kortlopende leningen. De commissie BBV heeft het advies afgegeven om op termijn helemaal geen rente meer toe te voegen aan het eigen vermogen. De gemeente Heerde heeft dit advies ter harte genomen; met ingang van 2017 wordt er geen rente meer toegevoegd aan het eigen vermogen. Hiermee behoren de ‘geblokkeerde reserves’ tot het verleden.

 

Ten aanzien van personeelsbeleid wordt op hoofdlijn het programma “Investors In People” gevolgd. De inzet is gericht op het aantrekken van jong talent en inzet op opleiden, binden en boeien van mensen. Planmatig zal in 2017 het strategisch personeelsbeleid worden vastgesteld en uitgevoerd  dat aansluit bij de visie van de organisatieontwikkeling, die in 2017 zijn beslag krijgt. Uitgangspunt hierbij is dat de organisatie en medewerkers kunnen en moeten doorgroeien met de uitdagingen die de veranderde omgeving met zich meebrengt.

Formatie:  134,0 FTE

Bezetting:   

 

Op verschillende plaatsen in de organisatie wordt informatie bewerkt en beheerd. Dat kunnen wettelijke basisregistraties zijn maar ook andere gegevenssets zijn van belang voor de organisatie om goed hun werk te kunnen doen. De inzet is steeds gericht op optimale dienstverlening aan de burger, direct of indirect.

Met de vernieuwing van het CMS, de motor van de website, is er een top-taken website neergezet. Ook kunnen steeds meer producten die door de burger digitaal kunnen worden aangevraagd. Het optimaliseren van publicatie van raadsinformatie is een van de verbeterpunten voor 2017.

Een belangrijke doelstelling is om informatie eenmalig en eenduidig te verwerken en te beheren. Op landelijk niveau is er een stelsel van basisregistraties ingevoerd. Voor elke basisregistratie is een bronhouder aangewezen. Ook de gemeente is bronhouder van enkele basisregistraties. In de BAG, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, beheert de gemeente de gegevens van de gebouwen én de adressen binnen de gemeentegrens. Om de kwaliteit van deze registratie op een hoger niveau te krijgen ontvangt de gemeente signaleringslijsten van het BAG-BAO, het BAG-Bronhouders- en afnemersoverleg. Ook het adressenonderzoek ten behoeve van de GBA, de Gemeentelijke basisadministratie, geven aanleiding tot onderzoek en optimalisatie van de basisregistraties. De BAG en de WOZ, de Wet Onroerende Zaken, zijn aan elkaar gekoppeld. De BGT, de Basisregistratie Grootschalige Topografie, is een vlakgerichte kaart van het grondgebied van Nederland. De gemeente is verantwoordelijk voor de registratie van de kaartvlakken binnen haar grondgebied dat niet van de overige bronbeheerders is. Dit jaar is er een begin gemaakt met de conversie naar de BGT-objecten. In 2017 zal de focus liggen op het actueel maken van de BGT. Na de actualisatie moet er ingezet worden op integratie van de BOR, beheer openbare ruimte, in de BGT. Ook de voorbereidingen voor de nieuwe basisregistratie NHR, het Nationaal Handels Register, zijn gestart.

Op het vlak van archivering zijn er twee belangrijke onderwerpen die aandacht hebben: substitutie en het e-depot. Bij substitutie (plaatsvervanging) wordt het origineel (fysieke document) na digitalisering meteen vernietigd en alleen de digitale versie wordt behouden en gearchiveerd. Voor de vernietigbare stukken is dit al geregeld, de te bewaren stukken mogen nog niet vernietigd worden.

 

Met de komst van het digitale tijdperk is er een verandering in het werken gekomen. De bestanden die vroeger op papier werden gemaakt staan nu in het zaaksysteem. Dus dat wat vroeger naar een fysiek archief overgebracht werd moet straks digitaal bewaard worden. Dat proces is bekend onder de naam e-depot.

Het e-depot is een combinatie van hardware, software, mensen en afspraken om digitale bestanden/collecties duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen aan het publiek. De manier waarop de gemeente Heerde aansluiting op een e-depot wil realiseren wordt in de vorm van een project in 2017 onderzocht opgepakt.

 

In 2016 is er ingezet op digitaal werken. De processen voor het sociaal domein zijn beschreven, de workflow in het zaaksysteem is daarop aangepast. Op deze manier kan de techniek ondersteuning bieden aan de medewerkers. Efficiëntie en kwaliteitsverbetering zijn de begrippen die daarbij horen. In 2017 moet hier verder vorm aan gegeven worden. Zaakgericht werken en koppeling van systemen zijn hierbij de speerpunten. De informatiestromen moeten beheerd worden om er voor te zorgen dat de juiste gegevens in de vorm van berichten gedeeld worden.

In november 2013 is tijdens de Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de Resolutie ‘Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente’ bekrachtigd. Deze Resolutie, die is opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) in samenwerking met de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) en de Taskforce Bestuur en Informatieveiligheid Dienstverlening (Taskforce BID) houdt in dat iedere gemeente het informatiebeveiligingsbeleid vaststelt aan de hand van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), die is opgesteld door de IBD. Tevens zullen gemeenten informatieveiligheid zowel bestuurlijk als ambtelijk borgen en maken ze de invulling op informatieveiligheid transparant voor burgers, bedrijven en ketenpartners. Dit jaar zijn er op dit vlak stappen gezet maar ook in 2017 zal er aan dit onderwerp veel aandacht besteed moeten worden.

 

 

Inleiding
Zoals bekend werken de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek al een aantal jaren samen op het gebied van ICT. Aan die samenwerking liggen diverse (uitvoering)afspraken ten grondslag, echter zonder een alles omvattende formele regeling (GR). Dat komt een heldere verdeling in taken, rollen en verantwoordelijkheden tussen gemeenten en I-dienst ten goede. Daarbij wordt gekoerst op 1 januari 2017 als ingangsdatum.

Een belangrijke bouwsteen voor de nog vast te stellen gemeenschappelijk regeling (GR) is de ankerpuntennotitie. Deze is in het voorjaar van 2016 voorlopig vastgesteld door de colleges. Bedoeling is dat in oktober dit document definitief vast te stellen, zulks met inachtneming van het advies van de gezamenlijke OR-en. Met het vaststellen van de ankerpunten wordt het besluitvormingstraject voor de GR verder in gang gezet. De raadsbehandeling is voorzien in november 2016.

 Dit voorjaar heeft de I-dienst voor het eerst een kadernota opgeleverd. Naast speerpunten van beleid voor de ICT en de I-dienst, is ook de meerjarenbegroting geactualiseerd en zijn de financiële gevolgen van nieuwe ontwikkelingen in beeld gebracht. De kadernota is nog niet vastgesteld, omdat voor de omvang van de personeelskosten in september 2016 een externe formatiescan wordt uitgevoerd. De uitkomst van deze scan wordt betrokken bij het bepalen van de benodigde structurele formatie 2017 ev.  Gelet op deze onzekerheid en doordat besluitvorming nog moet plaatsvinden, zijn de lasten in de meerjarenbegroting geraamd op basis van bestaand beleid.

 

Speerpunten beleidsontwikkelingen
De voorgenomen speerpunten van beleid van de I-dienst zijn:

•  Visie op informatisering, meer grip op de ontwikkeling van de informatievoorziening;
• Modernisering applicatie architectuur (M2A);
• Verbetering service organisatie;
• Verbeteren opdrachtgevers- en opdrachtnemersschap;
• Versterken en robuuster maken van de I-dienst (o.a. mogelijke toetreding Nunspeet en Elburg);
• Overgang personeel van de gemeenten naar de I-dienst.

 

Een belangrijke ontwikkeling met financiële gevolgen is M2A. Door de impasse die is ontstaan met Pink Roccade over de tariefsverhoging en de vereisten vanuit de aanbestedingswetgeving  is er een project opgesteld dat tot doel heeft om een groot gedeelte van het applicatielandschap te vernieuwen tegen gunstiger voorwaarden en met een hogere kwaliteit: het M2A project. Ter voorbereiding is een uitgebreide business case opgesteld ter onderbouwing van de gevraagde investering in het M2A project. Hieruit blijkt dat het project weliswaar om een forse investering vraagt (en ook een forse impact op de organisaties zal hebben), maar dat een goed uitgevoerd project ook zal leiden tot een forse verlaging van de exploitatielasten. Bestuurlijke besluitvorming moet evenwel nog plaatsvinden.

Meerjarenbegroting 2016 t/m 2021 (= bestaand beleid)

In 2016 is een nieuwe meerjarenbegroting opgesteld, deze beslaat de jaren 2016 t/m 2021. Zoals bovenstaand is aangegeven  zijn de lasten geraamd op basis van ‘bestaand beleid’, aangezien nog altijd onzekerheid bestaat over de omvang van de personele kosten van de I-dienst.

 

Nieuw beleid: het project M2A

Bestuurlijke besluitvorming over dit project heeft nog niet plaatsgehad; een eventuele kredietvotatie door de gemeenteraad evenmin. Vandaar dat er thans geen legitimatie is om in onderhavige begroting 2017 e.v. de lasten van de project mee te nemen.