Paragraaf Interne beheersing

Voortgang / beleidsontwikkeling

Interne beheersing
De gemeente Heerde streeft een zelfcontrolerende organisatie na, waarbij zij voortdurend aandacht schenkt aan het verbeteren van haar procesinrichting en haar sturende en beheersende taken. Vanzelfsprekend pakt zij de aanbevelingen die zij ontvangt van haar accountant op door gericht deze aanbevelingen uit te zetten en te monitoren op welke wijze de organisatie deze aanbevelingen afweegt, oppakt en implementeert. Twee keer per jaar beoordeelt en rapporteert de Control-functie over de mate waarop de organisatie opvolging heeft gegeven aan de aan haar opgelegde aanbevelingen. Verantwoording over de mate waarop de organisatie opvolging geeft aan de opgelegde aanbevelingen door de accountant vindt in deze paragraaf plaats (verantwoording in de najaarsnota en de jaarstukken).

 

Ontwikkelingen op het gebied van ‘Interne beheersing’ binnen gemeenten
De commissie Depla heeft in 2015 een advies uitgebracht op het vernieuwde BBV (Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten). Eén van die adviezen betreft de invoering van een ‘rechtmatigheidsverantwoording’ door gemeenten. Momenteel bereidt het ministerie van Binnenlandse Zaken, in samenwerking met de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording voor. Separaat daaraan vindt er momenteel een onderzoek plaats naar het draagvlak en de vorm van de rechtmatigheidsverantwoording. Voordat tot invoer kan worden overgegaan zal wijziging plaats moeten vinden van de gemeentewet, het besluit accountantscontrole decentrale overheden en het BBV. De commissie BBV heeft in de kadernota rechtmatigheid (oktober 2017) deze toekomstige ingrijpende herziening van de kadernota aangekondigd, waarbij zij de kanttekening meegeeft dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording nog enkele jaren kan duren. 

In de huidige situatie doet uw accountant nog een uitspraak over de financiële rechtmatigheid. Het oordeel over deze rechtmatigheid geeft zij tegelijkertijd met de getrouwheidsverklaring n.a.v. haar jaarrekeningcontrole. Met het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording, neemt het college expliciet de verantwoordelijkheid voor het financieel rechtmatig handelen van de gemeente (de rechtmatigheidsverantwoording van het college zal onderdeel uit gaan maken van de getrouwheidsverklaring van de accountant). Doel is dat gemeenten professionaliseren in het verantwoord omgaan met publieke middelen en dat zij daarbij mogelijkheden biedt om de service aan de inwoners (klanten) naar tevredenheid en in continuïteit te organiseren.

Een toelichting op de stand van zaken rondom de ontwikkeling en implementatie van de genoemde rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in deze paragraaf.

De uitkomsten van het door het ministerie van Binnenlandse Zaken opgestarte onderzoek zijn nog niet bekend. Naar verwachting zal de VNG het concept wetsvoorstel ter consultatie voor de zomer 2019 ontvangen. Daarna is er meer duidelijkheid vanuit de commissie BBV over de uitwerking v.w.b. model, scope en criteria. Daarop vooruitlopend start uw college deze zomer met het inventariseren van richtinggevende antwoorden op deze, door VNG gedefinieerde, onderstaande vragen:

1. Wat zijn onze gemeentelijke ambities aangaande de rechtmatigheidsverantwoording en het eventueel breder trekken naar een “in control statement”? En hoe raken deze ambities de inrichting van onze bedrijfsvoering?
2. Wat is er voor nodig om zelf (als B&W) straks een rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen geven? Hebben we al voldoende expertise in huis als gemeente of moeten we samenwerking in de regio opzoeken?
3. In hoeverre zijn we nu als gemeente al in staat om zelf een oordeel te geven over de financiële rechtmatigheid van onze belangrijkste processen? Is onze verbijzonderde interne controle-functie bijvoorbeeld al zodanig opgezet dat, we aan het eind van het jaar al een totaalconclusie kunnen trekken met vertaling naar de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen?
4. Kunnen we al eerder als gemeente proberen om zelf een (deel van de) rechtmatigheidsverantwoording op te stellen, vooruitlopend op de wettelijke verplichting? Die we dan ook gebruiken voor de afstemming en voorbereiding op de externe accountantscontrole?

In het volgend voortgangsbericht verwachten wij het vervolgproces nader toe te kunnen lichten.

Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording neemt het belang van rechtmatigheid en de bijbehorende goede interne beheersing toe. Het gaat hierbij niet alleen om de beheersing van processen, maar vooral ook om het versterken van de cultuur (de houding en het gedrag) en het bewustzijn binnen de organisatie. Hier ligt een gezamenlijke verantwoordelijkheid bij het college, het MT én de lijn. Daarbij zal er duidelijkheid moeten komen over de invulling van de rol van de raad, het college, de ambtelijke organisatie en de accountant.

Naast de toelichting op de ontwikkeling en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording blijft deze paragraaf inzicht geven in de wijze waarop de organisatie is omgegaan met de opvolging van de aanbevelingen welke zijn aangereikt door uw accountant. De bijbehorende toelichting hierop is opgenomen onder de navolgende kop ‘Risicogebieden’.

Raakvlak paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’
De paragraaf Interne Beheersing heeft direct een raakvlak met de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’. Beiden geven inzicht in de wijze waarop wij als gemeente de risico’s inventariseren en hoe wij deze willen beheersen. Voor zover risico’s te kwantificeren zijn, zijn deze opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’.

Risicogebieden
In de onderstaande tabel is zichtbaar gemaakt binnen welk risicogebied of proces verbeteringen zijn doorgevoerd en binnen welke processen nog procesverbeteringen te realiseren zijn. Aansluitend op de tabel is een toelichting opgenomen op de ontwikkelingen binnen de aangewezen risicogebieden. De openstaande aanbevelingen zijn aansluitend in tabelvorm opgenomen, waarbij in een afzonderlijke kolom de geplande realisatiedatum is toegevoegd.

Risicogebied/ proces	Aanbevelingen onderhanden ten tijde van de najaarsnota 2018	Aanbevelingen nieuw	Aanbevelingen afgerond, niet opgevolgd of vervangen door nieuwe aanbeveling	Aanbevelingen onderhanden
Decentralisatie rijkstaken	1			1
Planning & Control	4		1	3
Bestuurlijke samenwerking	1			1
Verbonden Partijen/ H2O	1			1
Wet- en regelgeving	1			1
Totaal	8	0	1	7

 

Decentralisatie rijkstaken
Met ingang van 1 januari 2015 zijn de Jeugdwet 2015, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Participatiewet 2015 in werking getreden. Gemeenten zijn per deze datum verantwoordelijk voor de uitvoering van deze wetten.

Over boekjaar 2017 is een goedkeurende controleverklaring verstrekt aan uw gemeente. Om de resterende onzekerheden zoveel als mogelijk in te perken en zodoende meer grip te krijgen op de jeugd en Wmo (nieuw) processen zijn onderstaande beheersmaatregelen ingericht of is de inrichting onderhanden:

1. Ontwikkelen methodiek jaarlastbepaling: Zowel voor jeugd als Wmo is de methode t.b.v. de jaarlastmethode geïmplementeerd. Voor jeugd werken wij met deze jaarlastmethode vanaf de totstandkoming van de MZA. Voor de Wmo is de methode toegepast vanaf het moment van het samenstellen van de jaarrekening 2018;
2. Toets op de prestatielevering: wij zijn gestart met het ontwikkelen en inrichten van de soft controls, om zodoende de toets op de prestatielevering gedurende het jaar vast te kunnen stellen. Het concept controleplan dat deze controls zichtbaar toetst ligt ter afstemming voor aan de accountant. Uitgangspunt is dat wij in 2019 kunnen steunen op deze ingerichte controlemaatregelen. Kanttekening hierbij is dat wij de uitvoering van een aantal controls neer willen leggen bij de regio. Omtrent de uitvoerbaarheid zijn wij hierover met de regio in gesprek.

De mix van controlemaatregelen bestaat uit:
Transparante klachtenregistratie en bijbehorende klachtafhandeling;

1. Toets op geleverde prestatie door zichtbare uitvraag omtrent bevindingen en toekenningen ter zake van herindicaties;
2. Uitbreiden van cliëntervaringsonderzoeken met vragen rondom de prestatielevering;
3. Periodieke evaluaties met zorgaanbieders, waarbij de prestatielevering onderdeel uitmaakt van de bespreekpunten tijdens de jaarcyclus;
4. Evaluaties tegengestelde belangen eigen bijdrage zorg vs ontvangen zorg;
5. Steunen op controlemogelijkheden die het elektronisch berichtenverkeer ons biedt.

Planning & Control
T.b.v. de actualisatie van het onderhoudsplan is het gemeentelijk onderhoud geïnventariseerd en per complex inzichtelijk gemaakt. Daarbij is het onderscheid gemaakt in curatief-, instandhoudings- en achterstalligonderhoud (alleen voor 2019). Het is overigens niet zo dat het onderhoud in 2019 niet is uitgevoerd, dat is onjuist. Het instandhoudingsonderhoud wordt uitgevoerd (denk bijvoorbeeld aan onderhoud van cv installaties-onderhoud aan brandmeldinstallaties, legionellabeheer e.d.), maar door het niet op tijd uitvoeren van het instandhoudingsonderhoud in de voorgaande jaren (jaren van ruim voor 2017), is achterstallig onderhoud ontstaan (rotte goot betimmeringen, afgebladderd schilderwerk, rotte kozijnen). Dit achterstallige onderhoud wenst de gemeente Heerde in 2019 te gaan wegwerken. Hiervoor is een notitie in de raad van juni 2019 ingebracht.

Bestuurlijke samenwerking (H2O/H2E/Stedendriehoek)
Ten aanzien van de gezamenlijke activiteiten binnen de H2O gemeenten vindt er momenteel een onderzoek, naar de herziening of herbevestiging van de afspraken over de kostenverdeling plaats. Het onderzoek bevindt zich in de afrondende fase. De mogelijke effecten daarvan zullen, indien noodzakelijk, verwerkt worden in de begroting 2020.

Verbonden Partijen/Bedrijvenpark H2O
Het bedrijvenpark Hattemerbroek B.V. is als risico in beeld binnen de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheer (begroting en jaarstukken). Sturing op H2O vindt o.a. plaats door de regiegroep, de AVA en de RvC. Beoordeling van de grondexploitatie van de BV maakt onderdeel uit van de accountantscontrole binnen de B.V. en de accountantscontrole binnen de deelnemende gemeenten. Afstemming hierover met de accountants van de BV en de gemeenten vindt in het kader van de jaarrekeningcontrole plaats. Het proces is zodanig ingericht dat het voldoende waarborgen biedt voor een objectieve waardebepaling van de waarde van het bedrijventerrein H2O (inclusief herijking verliesvoorziening).

Op 14 maart 2019 heeft ondertekening plaatsgevonden van de SOK 'Aansluiting Wezep/H2O op de A28' door Rijkswaterstaat, Provincie Gelderland, Gemeente Oldeboek, Gemeente Hattem, Gemeente Heerde en Ontwikkelingsmaatschappij Hattemerbroek BV. De gemeenten hebben zich geconformeerd aan hun bijdrage groot EUR 1 mio per gemeente. De bijdrage wordt voldaan in 7 termijnen, waarbij de 1e termijn vervalt na ondertekening van de overeenkomst. De laatste termijn vervalt 10 maanden na gunning van de aanbesteding.

Met de instemming van de gemeentelijke bijdrage in de kosten voor het nieuwe op- en afrittenstelsel d.d. 1 februari 2016 heeft de raad het college verzocht te onderzoeken om in overleg met de SOK-partners te komen tot een gecontroleerd uittreden van de gemeente Heerde uit de Ontwikkelingsmaatschappij Hattemerbroek B.V. Op 3 december j.l. heeft het college de raad geïnformeerd omtrent de belangstelling van de gemeente Zwolle voor een hechtere samenwerking (Actieve raadsinformatie ‘Verkenning samenwerking Zwolle-Heerde-H2O BV’). Aangekondigd is te starten met een verkenning naar een mogelijke toekomstige samenwerkingsvorm. Deze verkenning is inmiddels opgestart.

Om het bestuurlijk proces goed te doorlopen heeft, in afwijking van de memo Ari, was besluitvorming primo 2019 niet haalbaar. Besluitvorming zal naar verwachting medio 2019 plaatsvinden, opdat de financiële consequenties in de najaarsnota geborgd kunnen worden.

Openstaande aanbevelingen
Een overzicht van de openstaande aanbevelingen is in onderstaande tabel opgenomen.

	Risicogebied	Aanbeveling	Realisatiedatum
1	Decentralisatie rijkstaken	Extra bezuinigingen gecombineerd met extra taken en invoering van de wet Werken naar Vermogen zullen grote aandacht van de gemeente vragen de komende tijd. Zie toe op het beschikbaar stellen van voldoende randvoorwaarden die een beheerste uitrol van de gedecentraliseerde taken waarborgen.	2019
2	Planning & Control	Actualiseer het onderhoudsplan en herreken de voorziening[1], rekening houdende met onderstaande uitgangspunten: • de voorziening voor groot onderhoud bestaat uit kosten die samenhangen met te plegen groot onderhoud in de toekomstige jaren (gehele looptijd); • kosten voor achterstallig onderhoud maken onderdeel uit van de exploitatie en mogen niet worden voorzien.	2019
3	Planning & Control	Stem het beheerplan af op het accommodatiebeleid en stem de onderhoudsvoorziening af op het beheerplan. Een financiële vertaling van het beheerplan is voor de bepaling van de hoogte van de voorziening noodzakelijk.	2019/primo 2020
4	Planning & Control	Wees alert op toerekening van facturen aan het juiste project of kostenplaats. Dit voorkomt een ogenschijnlijke overschrijding van een aanbestedingsdrempel en/of omissie in een mogelijke subsidieverantwoording (indien er sprake is van een subsidiabel project).	2019
5	Samenwerking H2O	Houd goed toezicht op de samengevoegde of op afstand gezette activiteiten en ontwikkel hiervoor een beheersinstrumentarium.	2019
6	Verbonden partijen/ H2O	De drie gemeenten dienen gezamenlijk bestuurlijk op te trekken om de noodzakelijke randvoorwaarden (zoals beschreven in het nieuwe perspectief) te realiseren.	2019
7	Wet- en regelgeving	Er wordt geadviseerd om een overkoepelend anti-corruptiebeleid op te stellen en te implementeren, waar nodig aangevuld met trainingen. In het verlengde hiervan wordt geadviseerd om periodiek te toetsen of de maatregelen als opgenomen in dit beleid zichtbaar worden nageleefd.	2019