In 2017 zijn nieuwe BBV-voorschriften ingevoerd. Hierin is de verplichting opgenomen om de overheadkosten van de ambtelijke organisatie apart inzichtelijk te maken.
Onder overhead wordt verstaan: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Concreet zijn dit de kosten van huisvesting, verzekeringen, facilitaire zaken, ICT en alle salariskosten en overige personeelskosten van het ondersteunende personeel. Een overzicht van de overheadkosten van de gemeente Heerde (zowel raming als realisatie voor 2018) met de berekening van het overheadpercentage is hieronder samengevat weergegeven.
Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de grootste verschillen zich voordoen bij 'ICT', 'salariskosten overheadpersoneel' en 'overige personeelskosten'. Deze verschillen worden hieronder toegelicht. Tenslotte wordt er een verklaring gegeven voor de afwijking van de salariskosten, zowel voor het interne als voor het externe personeel.
ICT (voordeel € 94.000,-)
In 2018 is er een organisatorische splitsing gemaakt tussen de informatiseringstaken (I-deel) en de automatiseringstaken (A-deel). De automatiseringstaken voor de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek zijn ondergebracht in een zelfstandige gemeenschappelijke regeling (genaamd bedrijfsvoeringsorganisatie H2O) met een eigen directie en een bestuur bestaand uit 3 wethouders van de deelnemende gemeenten. De informatiseringstaken zijn hierbuiten gehouden zodat iedere gemeente hiervoor eigenhandig kan besluiten. De gemeente Heerde is verantwoordelijk voor het planning & control proces en verzorgt de financiële administratie voor beide onderdelen.
De bedrijfsvoeringsorganisatie H2O heeft 2018 met een positief resultaat van € 122.000,- afgesloten. Van dit bedrag wordt € 99.000,- (voor Heerde € 34.000,-) terugbetaald aan de 3 deelnemende gemeenten. Dit bedrag betreft de onderschrijding bij de kapitaallasten. Hiervoor was bij de bedrijfsvoeringsorganisatie H2O budget opgenomen; de (achterblijvende) kosten zijn echter nog gemaakt bij de deelnemende gemeenten. Het resterende deel ad. € 23.000,- wordt toegevoegd aan de algemene reserve van de bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.
De informatiseringstaken zijn ook met een positief saldo afgesloten; het voordeel bij dit onderdeel bedroeg € 219.000,- (voor Heerde € 93.000,-). Een groot deel van dit positieve resultaat, € 133.000,-, is ook ontstaan door lagere kapitaallasten veelal doordat investeringen zijn doorgeschoven of zijn toegevoegd aan het M2A-project. Daarnaast waren de softwarekosten € 71.000,- en de bedrijfsvoeringskosten € 15.000,- lager dan de raming.
De positieve resultaten van beide onderdelen zijn voor de gemeente Heerde tezamen € 127.000,-. De niet geraamde, in de eigen begroting achtergebleven kapitaallasten voor het automatiseringsdeel, bedroegen echter € 33.000,-; per saldo een voordeel voor ICT van € 94.000,-.
Salariskosten overheadpersoneel (nadeel € 71.000,-)
De overschrijding bij dit onderdeel is het gevolg van de meerkosten die zijn gemaakt om de zieke medewerkers te vervangen. Hiervoor was een budget van € 171.000,- geraamd, de werkelijke uitgaven bedroegen echter € 289.000,-, een overschrijding van € 118.000,- . Daarnaast zijn er € 47.000,- minder salariskosten aan dit onderdeel doorberekend.
Overige personeelskosten (nadeel € 26.000,-)
Het tekort op deze post is hoofdzakelijk toe te schrijven aan hogere opleidingskosten en toegenomen reis- en verblijfskosten. Daarnaast is er sprake geweest van een 'overgenomen' studieschuld bij aanname nieuw personeel. De deelname in verschillende samenwerkingsverbanden en de veelvuldige overleggen in de regioteams in het kader van het sociaal domein zijn de oorzaken van de hogere reis- en verblijfkosten in het afgelopen jaar.
Salarissen (incl. bestuur) 2018 (totaal voordeel € 21.000,-)
Op de totale salariskosten (vast personeel, inhuur, vervanging ziekte en bovenformatief personeel) is in 2018 € 21.000,- overgehouden. In onderstaande tabel is dit verschil per onderdeel uitgesplitst.
