Meer
Publicatiedatum: 09-09-2020

Inhoud

Programma onderdelen

Overzicht overhead

Toelichting op product Overhead

In 2017 zijn nieuwe BBV-voorschriften ingevoerd. Hierin is de verplichting opgenomen om de overheadkosten van de ambtelijke organisatie apart inzichtelijk te maken.

Onder overhead wordt verstaan: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Concreet zijn dit de kosten van huisvesting, facilitaire zaken, automatisering en alle salariskosten en overige personeelskosten van het ondersteunende personeel. Een overzicht van de overheadkosten van de gemeente Heerde met de berekening van het overheadpercentage is hieronder samengevat weergegeven.

Wat mag het kosten?

Exploitatie Realisatie 2019 Primaire begroting 2020 Bij en aframing 2020 Bij en aframing 2021 Bij en aframing 2022 Bij en aframing 2023
Lasten
502160 Raadhuis 0 131.155 0 0 0 0
502165 Gemeentekantoor Eperweg 5 0 254.170 15.000 13.500 5.500 5.500
502190 Gemeentewerf Veldweg 0 96.340 0 0 0 0
503000 Facilitaire zaken 0 360.700 -28.500 -37.000 -37.000 -37.000
504000 Personeel & organisatie 0 4.380.702 108.500 117.000 117.000 117.000
504100 Personeelskosten secundair overig 0 202.243 0 0 0 0
504109 Personeelskosten secundair management 0 7.030 0 0 0 0
504110 Personeelskosten secundair BS 0 16.420 0 0 0 0
504111 Personeelskosten secundair BD 0 14.840 0 0 0 0
504112 Personeelskosten secundair DIB 0 14.840 0 0 0 0
504113 Personeelskosten secundair ROB 0 19.530 0 0 0 0
504114 Personeelskosten secundair ROW 0 17.200 0 0 0 0
504115 Personeelskosten secundair SMV 0 25.780 0 0 0 0
504200 Personeelskosten overig 0 188.030 0 0 0 0
505000 Informatievoorziening 0 1.342.939 100.000 100.000 100.000 100.000
506000 Financiën 0 9.350 0 0 0 0
506100 Elektronische dienstverlening 0 100.286 0 0 0 0
506150 Overheadtoerekening 0 321.187 0 0 0 0
Totaal Lasten 0 7.502.742 195.000 193.500 185.500 185.500
Baten
504000 Personeel & organisatie 0 -277.195 0 0 0 0
505000 Informatievoorziening 0 -64.000 0 0 0 0
506150 Overheadtoerekening 0 -321.187 0 0 0 0
Totaal Baten 0 -662.382 0 0 0 0

Toelichting op de lasten en baten onderdeel Overhead

Lasten
De uitgaven bij het onderdeel Overhead moeten voor 2020 met €195.000,- naar boven worden bijgesteld; voor de jaren erna is de bijstelling €193.500,- (2021) respectievelijk €185.500,- (2022 en 2023).

502165 Gemeentekantoor Eperweg 5
Dit jaar is de luchtbehandelingsinstallatie in het gemeentekantoor gereinigd in verband met geconstateerde verontreinigingen. De kosten hiervoor bedroegen €8.000,-. Daarnaast is de airconditioning in de serverruimte lek en ernstig verouderd; deze moet dit jaar worden vervangen. De kosten hiervoor bedragen €7.000,-. Voorgesteld wordt om beide kosten te dekken uit de reserve gebouwen (2).

Voor 2021 moet de 2e airconditioning in de serverruimte worden vervangen; de kosten hiervan worden ingeschat op €8.000,-. Ook deze kosten kunnen worden gedekt uit de reserve gebouwen (2).

Tenslotte moeten de kosten voor de beveiliging (€2.500,-) en voor de schoonmaak van het gemeentekantoor (€3.000,-) met ingang van 2021 structureel worden bijgeraamd (3).

503000 Facilitaire zaken / 504000 Personeel & organisatie
Het college heeft in de vergadering van 26 november 2019 besloten om geen WGA- en ZW eigenrisicodragersverzekering af te sluiten. Hiermee wordt jaarlijks €77.000,- (voor 2020 €68.500,- omdat dit geen volledig jaar betreft) uitgespaard. Voor de brandverzekering daarentegen  is jaarlijks €40.000,- extra nodig als gevolg van premiestijging door o.a. de brand in het gemeentekantoor. Per saldo worden de verzekeringskosten goedkoper, voor 2020 is dit voordeel €28.500,- en voor de jaren erna €37.000,-. Besloten is om dit voordeel te verrekenen met de taakstelling op Bedrijfsvoering (2).

504000 Personeel & organisatie
Een aantal taken zoals automatisering, uitkeringsadministratie, inkoop en juridische zaken wordt door de gemeenten Hattem, Oldebroek en Heerde gezamenlijk uitgevoerd. Over de verdeling van deze kosten, en dan met name de overheadkosten, bestond al langere tijd discussie. Uiteindelijk is hier onafhankelijk onderzoek naar verricht en aansluitend op dit onderzoek heeft er een second opinion plaatsgevonden. De uitkomst van beide onderzoeken was dat de gemeente Heerde momenteel te weinig bijdraagt aan deze overheadkosten; om tot een eerlijke verdeling te komen moet er hiervoor jaarlijks €80.000,- extra worden uitgegeven (1).

505000 Automatisering
De automatiseringskosten moeten als gevolg van de herijking en herfasering van het M2A-project, zoals aangekondigd in de memo ARI's 2019-86 en 2020-32, worden bijgeraamd. Daarnaast is er extra budget nodig voor de nieuwe functie van privacy officer (0,5 fte) m.b.t. de wettelijke informatiebeveiliging. Tezamen bedragen deze structurele meerkosten €100.000,- (3).