Interne beheersing
Terug naar navigatie - Interne beheersingVoortgang / beleidsontwikkeling
Interne beheersing
De gemeente Heerde heeft de ambitie een lerende organisatie te zijn. Daarbij schenkt zij nadrukkelijk aandacht aan het verbeteren van haar beleid en procesinrichting (plan) en de procesuitvoering (do). Wij monitoren en evalueren de procesuitvoering (check) en sturen op basis daarvan bij (act). Vanzelfsprekend pakt zij de aanbevelingen die zij ontvangt van haar accountant op door gericht deze aanbevelingen uit te zetten en te monitoren op welke wijze de organisatie deze aanbevelingen afweegt, oppakt en implementeert. Twee keer per jaar beoordeelt en rapporteert de Control-functie over de mate waarop de organisatie opvolging heeft gegeven aan deze aanbevelingen van de accountant. Dit gebeurt in de jaarstukken en in de najaarsnota.
In deze paragraaf staat de status in welke mate opvolging is gegeven aan de aanbevelingen in het accountantsverslag van onze accountant.
Ontwikkelingen op het gebied van ‘Interne beheersing’ binnen gemeenten
De commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO) schrijft op 20 maart 2020 in de notitie rechtmatigheidsverantwoording:
‘Vanaf 2022 moet het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het verslagjaar 2021) in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.
Het college van B&W is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening.
De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het College van B&W en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt. Wanneer wil de raad geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen.
De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. Oftewel, conform de realiteit. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dus straks ook of die verantwoording getrouw is.
Doel is dat gemeenten professionaliseren in het verantwoord omgaan met publieke middelen en dat zij daarbij mogelijkheden biedt om de service aan de inwoners (klanten) naar tevredenheid en in continuïteit te organiseren. Burgers en bedrijven moeten er op kunnen vertrouwen dat overheden publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden en dat hun vertegenwoordigers in de besturen van overheden erop toezien dat dit gebeurt.
Het college is verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de begroting. Het is daarom aan het college om hier verantwoording over af te leggen.
Toelichting stand van zaken implementatie rechtmatigheidsverantwoording
Momenteel is er onduidelijkheid t.a.v. de implementatiedatum van de rechtmatigheidsverantwoording. Het wachten is op de wetwijziging. I.v.m. Corona is een jaar vertraging op de implementatiedatum niet ondenkbaar. Desondanks bereidt uw college de komst van de rechtmatigheidsverantwoording voor.
Follow-up aanbevelingen accountantsverslag
Het vervolg van deze paragraaf geeft weer op welke wijze de organisatie omgaat met de aanbevelingen van uw accountant in het accountantsverslag bij de jaarrekening.
Raakvlak paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’
Deze paragraaf, Interne Beheersing, heeft direct een raakvlak met de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’. Beiden geven inzicht in de wijze waarop wij als gemeente de risico’s inventariseren en hoe wij deze willen beheersen. Voor zover risico’s te kwantificeren zijn, zijn deze opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’. Voor zover risico’s niet te kwantificeren zijn, nemen wij ze in deze paragraaf op onder ‘overige risico’s.
Overige risico’s
Overige risico’s zijn risico’s waarvan de omvang op dit moment niet in te schatten zijn, maar die we wel graag bij u onder de aandacht willen brengen. Vooralsnog voorzien wij een risico m.b.t. de kosten Corona. De effecten van Corona hebben wij op basis van de beschikbare informatie in deze najaarsnota verwerkt, maar blijven vooralsnog onzeker.
Risicogebieden
In de onderstaande tabel is zichtbaar gemaakt binnen welk risicogebied of proces verbeteringen zijn doorgevoerd en binnen welke processen nog procesverbeteringen te realiseren zijn. Aansluitend op de tabel is een toelichting opgenomen op de ontwikkelingen binnen de aangewezen risicogebieden. De openstaande aanbevelingen zijn aansluitend in tabelvorm opgenomen, waarbij in een afzonderlijke kolom de geplande realisatiedatum is toegevoegd.
| Risicogebied/ proces | Aanbevelingen onderhanden ten tijde van de jaarstukken 2019 | Aanbevelingen nieuw | Aanbevelingen afgerond, niet opgevolgd of vervangen door nieuwe aanbeveling | Aanbevelingen onderhanden |
| Prestatielevering Sociaal Domein | 1 | 1 | ||
| Inkoop & aanbesteding | 1 | 1 | ||
| Planning & Control | 2 | -1 | 1 | |
| Bestuurlijke samenwerking | 1 | -1 | 0 | |
| Verbonden Partijen/ H2O | 1 | 1 | ||
| Wet- en regelgeving | 1 | -1 | 0 | |
| Totaal | 7 | 0 | -3 | 4 |
Prestatielevering Sociaal Domein
Bevinding:
Afgelopen jaar is de juistheid en volledigheid van de kosten alsmede de prestatielevering vastgesteld aan de hand van de controleverklaringen van de zorgleveranciers en de SVB. Deze verklaringen waren veelal laat beschikbaar en in sommige gevallen (zoals van de SVB) niet goedkeurend. Dit zet de planning & control cyclus onder druk en leidt tot onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid van een deel van de kosten die met het sociaal domein gemoeid zijn. Deze systematiek maakt u afhankelijk en daarmee kwetsbaar.
Aanbeveling:
In 2020 als onderdeel van de processen jeugdzorg en WMO bij de herindicatie gerichte kwaliteitsvragen over de geleverde zorg stellen en registreren en analyseren per zorgaanbieder. Vanuit de regio stimuleren dat klanttevredenheidsonderzoeken plaatsvinden, dat bijzonderheden uit accountgesprekken worden vastgelegd en dat klachtenregistraties worden opgevraagd en geanalyseerd. Geadviseerd wordt deze controls binnen de gemeente centraal te registreren en te monitoren resp. door de regio te ontsluiten in Vendorlink.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Was 2020 wordt Q1 2022
Er zijn diverse gesprekken gevoerd met de regio om de soft controls voor de processen van de Jeugdzorg en Wmo te (laten) implementeren. De besluitvorming en slagkracht samen met meerdere gemeentes vraagt tijd en vasthoudendheid. Heerde maakt zich hard om de ingeslagen weg te vervolgen om de prestatielevering met soft controls te onderbouwen.
Inkoop & aanbesteding/Planning & Control
Bevinding/aanbeveling:
Borg dat aan “de voorkant” de juiste aanbestedingsprocedure wordt gehanteerd, o.a. door bijv. het verplicht stellen van het inkoopstartformulier.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Was Q2 2020 wordt Q4 2020
Om zicht te krijgen op het toepassen van de juiste aanbestedingsprocedure is m.i.v. 1 juli 2019 het inkoopstartformulier beschikbaar gekomen en van toepassing verklaard. Het invullen van het inkoopstartformulier maakt dat de inkoopadviseurs, de door de inkopers ingenomen overwegingen, kunnen toetsen die leiden tot het innemen van de juiste keuze van de aanbestedingsprocedure. Daarbij is er zicht op het toerekenen van facturen aan het juiste project of de juiste kostenplaats.
De pilot-periode omvat 9 maanden. De evaluatie van het gebruik van de inkoopstartformulieren is uitgevoerd. De evaluatie bij de gebruikers moet nog worden opgestart. Dit is vertraagd vanwege personele wisselingen bij Inkoop. Daarna kan zo nodig bijstelling en optimalisatie van het proces en het formulier plaatsvinden.
Planning & Control
Bevinding:
De voorziening onderhoud gebouwen is gebaseerd op de verwachte kosten voor achterstallig en groot onderhoud voor scholen en gebouwen. De opbouw is niet conform de uitgangspunten van het BBV.
Aanbeveling:
Actualiseer het onderhoudsplan en herreken de voorziening, rekening houdende met onderstaande uitgangspunten:
• de voorziening voor groot onderhoud bestaat uit kosten die samenhangen met te plegen groot onderhoud in de toekomstige jaren (gehele looptijd);
• kosten voor achterstallig onderhoud maken onderdeel uit van de exploitatie en mogen niet worden voorzien.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Was Q4 2020 is afgerond.
Het onderhoudsplan gebouwen is onderhanden om te bezien wat de hoogte is van de reserve onderhoud gebouwen in de jaarrekening 2020. De accountant heeft de jaarrekening 2019 goedgekeurd, zonder bevindingen op dit vlak.
Bestuurlijke samenwerking
Bevinding:
De gemeente blijft verantwoordelijk voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de op afstand gezette en samengevoegde activiteiten.
Aanbeveling:
Wij adviseren u goed toezicht te houden op de samengevoegde of op afstand gezette activiteiten en hiervoor een beheersinstrumentarium te ontwikkelen.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Was 2019 is afgerond.
Werkzaamheden die door ons elders zijn belegd zijn voor ons aanleiding om toe te zien op de inrichting van een adequate interne beheersing. Zo nodig vragen wij aan de derde partij expliciet verantwoording af te leggen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verwerking van de uitbestede werkzaamheden.
Verbonden Partijen/ H2O
Bevinding:
Begin 2013 worden door de drie deelnemende gemeenten ingrijpende bestuurlijke keuzes gemaakt t.a.v. het intergemeentelijk bedrijventerrein Hattemerbroek.
Aanbeveling:
De drie gemeenten dienen gezamenlijk bestuurlijk op te trekken om de noodzakelijke randvoorwaarden (zoals beschreven in het nieuwe perspectief) te realiseren.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
De randvoorwaarden in het vernieuwd perspectief zijn gerealiseerd. Als gevolg van Corona is er een vertraging gekomen in de gesprekken die plaatsvinden uit hoofde van de Hexit. De gesprekken zijn recentelijk weer opgestart.
Wet- en regelgeving
Het college heeft begin 2020 het geactualiseerde beleid ter voorkoming van Misbruik en Oneigenlijk gebruik vastgesteld. Daarmee wordt de aanbeveling tot het opstellen en implementeren van een overkoepelend anticorruptiebeleid nu als gereed aangemerkt. De toets op de naleving van het beleid zal vwb de rechtmatigheid en getrouwheid onderdeel gaan uitmaken van de toets op de meest materiële financiële processen binnen de gemeente Heerde.