Interne beheersing
Terug naar navigatie - Interne beheersingInterne beheersing
Voortgang/beleidsontwikkeling
De gemeente Heerde heeft de ambitie een lerende organisatie te zijn. Daarbij is er aandacht voor het verbeteren van haar beleid en procesinrichting (plan) en de procesuitvoering (do). Wij monitoren en evalueren de procesuitvoering (check) en sturen op basis daarvan bij (act). Vanzelfsprekend pakt zij de aanbevelingen die zij ontvangt van haar accountant op door gericht deze aanbevelingen uit te zetten en te monitoren op welke wijze de organisatie deze aanbevelingen afweegt, oppakt en implementeert. Twee keer per jaar beoordeelt en rapporteert de Control-functie over de mate waarop de organisatie opvolging heeft gegeven aan deze aanbevelingen van de accountant. Dit gebeurt in de jaarstukken en in de najaarsnota.
In deze paragraaf staat de status in welke mate opvolging is gegeven aan de aanbevelingen in het accountantsverslag van onze accountant.
Ontwikkelingen op het gebied van ‘Interne beheersing’ binnen gemeente
Rechtmatigheidsverantwoording
Al enige tijd bestaat er onzekerheid over het exacte moment van invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten. Het Ministerie van BZK is voornemens om de invoering met één jaar uit te stellen. In de nieuwsbrief Interbestuurlijke Informatie (IBI) van 24 juni 2021 stond hierover:
Het college van B&W is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de regelgeving. In de huidige situatie geeft de accountant in de controleverklaring een oordeel over de rechtmatigheid van het handelen van de gemeente. In de toekomstige situatie legt het College van B&W rechtstreeks verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De accountant kijkt dus of hetgeen het college meldt in de rechtmatigheidsverantwoording, juist en volledig is. Het idee van een rechtmatigheidsverantwoording was reeds in 2014 door de commissie Depla geopperd.
Inmiddels is de nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers (kamerstuk 35298), waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, ingediend bij de Tweede Kamer. Dit roept de vraag op in welk verslagjaar de jaarrekening voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording moet bevatten? Voorheen werd uitgegaan van het verslagjaar 2021. Om de volgende redenen is dat niet meer haalbaar:
- Door corona zijn de verantwoording en controle voor dit jaar al complexer geworden, waardoor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording op korte termijn niet opportuun is.
- Gemeenten en provincies kunnen nu te laat kennisnemen van veranderingen, zoals de nog door te voeren wijzigingen in de regelgeving, in onder meer het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).
- De (interne en externe) controlewerkzaamheden voor de jaarrekening 2021 zijn al begonnen.
Daarom zullen gemeenten naar verwachting voor het verslagjaar 2022 (in het voorjaar 2023), voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Ook dit laatste is vanzelfsprekend onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring.
Risico’s
Raakvlak paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’
Deze paragraaf, Interne Beheersing, heeft direct een raakvlak met de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’. Beiden geven inzicht in de wijze waarop wij als gemeente de risico’s inventariseren en hoe wij deze willen beheersen. Voor zover risico’s te kwantificeren zijn, zijn deze opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’. Voor zover risico’s niet te kwantificeren zijn, nemen wij ze in deze paragraaf op onder ‘overige risico’s.
Overige risico’s
Overige risico’s zijn risico’s waarvan de omvang op dit moment niet in te schatten zijn, maar die we wel graag bij u onder de aandacht willen brengen. In de eerste helft van 2021 zijn in alle onderdelen van de ambtelijke organisatie risicoanalyses uitgevoerd. Daarbij zijn door de door medewerkers ervaren risico’s benoemd en vervolgens gescoord op kans van voorkomen en impact op de doelstellingen (niet in euro’s maar kwalitatief) als het risico zich manifesteert. Het vaststellen van een organisatie-brede top-10 aan risico’s is nog onderhanden. Eén van de geïdentificeerde risico’s is het risico op datalekken, financiële schade maar ook reputatieschade door cybercrime doordat wij bijvoorbeeld worden gehackt en/of getroffen door ransomware. In samenwerking met de bedrijfsvoeringsorganisatie H2O i-dienst reduceren wij de kans van optreden en de gevolgen bij optreden.
Follow-up aanbevelingen accountantsverslag
Het vervolg van deze paragraaf geeft weer op welke wijze de organisatie omgaat met de aanbevelingen van uw accountant in het accountantsverslag bij de jaarrekening.
Risicogebieden
In de onderstaande tabel is zichtbaar gemaakt binnen welk risicogebied procesverbeteringen zijn doorgevoerd en binnen welke processen nog procesverbeteringen te realiseren zijn. Aansluitend op de tabel is een toelichting opgenomen op de ontwikkelingen binnen de aangewezen risicogebieden. De openstaande aanbevelingen zijn aansluitend in tabelvorm opgenomen, waarbij in een afzonderlijke kolom de geplande realisatiedatum is toegevoegd.
| Risicogebied/ proces | Aanbevelingen onderhanden ten tijde van de jaarstukken 2020 | Aanbevelingen nieuw | Aanbevelingen afgerond, niet opgevolgd of vervangen door nieuwe aanbeveling | Aanbevelingen onderhanden |
| Prestatielevering Sociaal Domein | 1 | 1 | ||
| Inkoop & aanbesteding | 1 | 1 | ||
| Planning & Control | 1 | -1 | 0 | |
| Totaal | 3 | 0 | -1 | 2 |
Prestatielevering Sociaal Domein
Bevinding:
Afgelopen jaren is de juistheid en volledigheid van de kosten alsmede de prestatielevering vastgesteld aan de hand van de controleverklaringen van de zorgleveranciers en de SVB. Deze verklaringen worden voor de kleinere zorgaanbieders vanuit efficiëntie niet opgevraagd en zijn in enkele gevallen (zoals van de SVB) niet goedkeurend. Dit leidt tot onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid van een deel van de kosten die met het sociaal domein gemoeid zijn. Deze systematiek maakt ons afhankelijk en daarmee kwetsbaar.
Aanbeveling:
Jaarlijks vindt er een herindicatie plaats bij de jeugdzorg en de Wmo. Wij adviseren om hierbij een aantal aanvullende vragen te stellen, te registreren en te analyseren. Dit om vast te stellen in welke mate de aan de zorgaanbieders betaalde prestaties zijn geleverd. Daarnaast is het van belang dat klanttevredenheidsonderzoeken plaatsvinden, dat bijzonderheden uit accountgesprekken worden vastgelegd en dat klachtenregistraties worden opgevraagd en geanalyseerd. Geadviseerd wordt deze soft-controls binnen de gemeente centraal te registreren en te monitoren respectievelijk door de regio te ontsluiten in Vendorlink.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Was 2020 wordt Q1 2023
Binnen de zorgregio is besloten dit advies op te pakken en 2021 en 2022 te gebruiken als ‘proefjaren’. Daarbij wordt de geadviseerde combinatie van controlemiddelen successief geïmplementeerd binnen de gemeente en de regio. In deze jaren wordt nog gesteund op de prestatieverantwoording van de zorgaanbieders en controleverklaringen van hun accountants. Eind 2022 wordt dan besloten of geheel wordt overgestapt op de systematiek van de soft controls.
Inkoop & aanbesteding/Planning & Control
Bevinding/aanbeveling:
Borg dat aan “de voorkant” de juiste aanbestedingsprocedure wordt gehanteerd, o.a. door bijv. het verplicht stellen van het inkoopstartformulier.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Was Q2 2020 wordt Q4 2021
Om zicht te krijgen op het toepassen van de juiste aanbestedingsprocedure is m.i.v. 1 juli 2019 het inkoopstartformulier beschikbaar gekomen en van toepassing verklaard. Er is een pilotperiode gehanteerd voor het gebruik van deze formulieren van 9 maanden, waarna een evaluatie is uitgevoerd. Uitkomst van deze evaluatie is dat het inkoopstartformulier geen effectief middel is om het risico op onrechtmatige inkoop of inefficiënties bij de inkoop te verminderen.
Er is gekeken naar een mogelijke andere oplossing, waarbij de genoemde risico’s worden ondervangen voordat de inkoopopdracht wordt verstrekt. We willen dit bereiken door H2O Inkoop aan de voorkant van het proces een nadrukkelijke rol te geven. H2O Inkoop stelt zelf een inkoopkalender op aan de hand van de investeringslijst en de spendanalyse (i.p.v. dat zij deze op basis van een uitvraag in de organisatie opmaakt). Daarbij gaan de medewerkers van H2O Inkoop in gesprek met de medewerkers in de organisaties die het mandaat hebben voor het geven van de inkoopopdrachten. Er volgt dan een helder advies welke aanbestedingsprocedure moet worden toegepast voor welke leveranciers en/of opdrachten.
Planning & Control
In de paragraaf interne beheersing bij de jaarstukken 2020, was het voorgaande advies van inkoop en aanbesteding ook toegerekend aan Planning & Control. Het is zuiverder om dit alleen toe te rekenen aan ‘Inkoop & aanbesteding’.