Voortgang / beleidsontwikkeling
Interne beheersing
De gemeente Heerde streeft een zelfcontrolerende organisatie na, waarbij zij voortdurend aandacht schenkt aan het verbeteren van haar procesinrichting en haar sturende en beheersende taken. Vanzelfsprekend pakt zij de aanbevelingen die zij ontvangt van haar accountant op door gericht deze aanbevelingen uit te zetten en te monitoren op welke wijze de organisatie deze aanbevelingen afweegt, oppakt en implementeert. Twee keer per jaar beoordeelt en rapporteert de Control-functie over de mate waarop de organisatie opvolging heeft gegeven aan de aan haar opgelegde aanbevelingen. Verantwoording over de mate waarop de organisatie opvolging geeft aan de opgelegde aanbevelingen door de accountant vindt in deze paragraaf plaats (verantwoording in de najaarsnota en de jaarstukken).
Ontwikkelingen op het gebied van ‘Interne beheersing’ binnen gemeenten
De commissie Depla heeft in 2015 een advies uitgebracht op het vernieuwde BBV (Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten). Eén van die adviezen betreft de invoering van een ‘rechtmatigheidsverantwoording’ door gemeenten. Met het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording, neemt het college expliciet de verantwoordelijkheid voor het financieel rechtmatig handelen van de gemeente. Rechtmatigheid is hierbij één kernbegrip van goed overheidsbestuur. Doel is dat gemeenten professionaliseren in het verantwoord omgaan met publieke middelen en dat zij daarbij mogelijkheden biedt om de service aan de inwoners (klanten) naar tevredenheid en in continuïteit te organiseren. Burgers en bedrijven moeten er op kunnen vertrouwen dat overheden publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden en dat hun vertegenwoordigers in de besturen van overheden erop toezien dat dit gebeurt.
Het college is verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de begroting. Het is daarom aan het college om hier verantwoording over af te leggen.
Een toelichting op de stand van zaken rondom de ontwikkeling en implementatie van de genoemde rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in deze paragraaf.
De gesprekken tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en de commissie BBV (met betrokkenheid van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), de VNG en het IPO) bevinden zich in een vergevorderd stadium t.a.v. de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Duidelijkheid is er t.a.v.:
- De reikwijdte van de verantwoording: deze zal betrekking hebben op de financiële beheershandelingen. Daarmee komt de reikwijdte van de verantwoording door het college overeen met de huidige rechtmatigheidsverklaring door de accountant. Vooralsnog sluit het college zich aan bij de reikwijdte van deze scope;
- Rechtmatig handelen omvat de financiële beheershandelingen die in overeenstemming zijn met de begroting en de relevante wet- en regelgeving (waaronder gemeentelijke verordeningen);
- De rechtmatigheidscriteria waarover het college verantwoording dient af te leggen:
- Calculatiecriterium;
- Valuteringscriterium;
- Volledigheidscriterium;
- Adresseringscriterium;
- Aanvaardbaarheidscriterium;
- Leveringscriterium;
- Begrotingscriterium;
- Voorwaardencriterium;
- Misbruik & oneigenlijk gebruikscriterium.
Aangezien de accountant een oordeel geeft over de getrouwheid van de financiële verantwoording én de eerste 6 rechtmatigheidscriteria eveneens dit getrouwheidsaspect afdekken zal het getrouwheidsoordeel van de accountant impliciet een oordeel geven over deze rechtmatigheidsaspecten.
- De rechtmatigheidsverantwoording zal binnen de jaarstukken onderdeel gaan uitmaken van het onderdeel ‘de jaarrekening’, het onderdeel waarover de accountant haar getrouwheidsverklaring verstrekt. Door het plaatsten van de verantwoording binnen dit deel van de jaarstukken maakt dat de accountant eveneens een oordeel over het beheerssysteem, wat leidt tot de rechtmatigheidsverantwoording door het college, geeft.
Ontwikkelingen binnen uw gemeente
Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording neemt het belang van rechtmatigheid en de bijbehorende goede interne beheersing toe. Het gaat hierbij niet alleen om de beheersing van processen, maar vooral ook om het versterken van de cultuur (de houding en het gedrag) en het bewustzijn binnen de organisatie. Hier ligt een gezamenlijke verantwoordelijkheid bij het college, het MT én de lijn. Daarbij zal er duidelijkheid moeten komen over de invulling van de rol van de raad, het college, de ambtelijke organisatie en de accountant. Deze rol zal daarbij (deels) veranderen. Vragen die hierbij spelen zijn o.a. wat is de aan te nemen grondhouding t.a.v. de te nemen verandering bij de raad en het college en zijn zij zich hiervan bewust?
Door het college wordt momenteel ingezet op het nog verder optimaliseren van het beheerssysteem binnen de gemeente, waaronder explicitering van het te hanteren managementmodel[1]. Expliciet heeft het college hierbij aandacht voor de verantwoordelijkheden die zij krijgt m.b.t. de afgifte van de rechtmatigheidsverantwoording. Het college laat zich hierbij informeren door zowel interne deskundigen als haar accountant. Het college neemt de raad, het MT en de lijn hierin mee. Op 10 februari 2020 heeft de raad in gezamenlijkheid met het college een workshop gevolgd rondom de impact van de rechtmatigheidsverantwoording.
Basis voor het normenkader van de rechtmatigheidsverantwoording is de Kadernota rechtmatigheid 2019. De kaders vanuit deze kadernota verwerkt het college in het controleprotocol 2020 e.v. Met de jaarlijkse vaststelling van het controleprotocol door de raad heeft zij invloed op de scope van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.
De kaders vanuit het controleprotocol zijn voor de Control-functie binnen de gemeente Heerde (de 3e controlelijn[2]) uitgangspunt voor de uit te voeren audits. De audits zijn nader omschreven in het intern controleplan en de onderliggende opdrachtformuleringen. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Control-functie liggen vast in het Interne Controle Statuut. Begin dit jaar is een aanzet gemaakt tot het doorvoeren van een transparante splitsing tussen het beheerssysteem getrouwheid en rechtmatigheid en de verwerking daarvan binnen de opdrachtformuleringen voor de uit te voeren audits.
De commissie BBV heeft in januari 2020 de model tekst en toelichting voor de rechtmatigheidsverantwoording uitgebracht.
Follow-up aanbevelingen accountant
Naast de toelichting op de ontwikkeling en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording geeft deze paragraaf inzicht in de wijze waarop de organisatie is omgegaan met de opvolging van de aanbevelingen welke zijn aangereikt door uw accountant. De bijbehorende toelichting hierop is opgenomen onder de navolgende kop ‘Risicogebieden’.
Raakvlak paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’
De paragraaf Interne Beheersing heeft direct een raakvlak met de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’. Beiden geven inzicht in de wijze waarop wij als gemeente de risico’s inventariseren en hoe wij deze willen beheersen. Voor zover risico’s te kwantificeren zijn, zijn deze opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’.
Risicogebieden
In de onderstaande tabel is zichtbaar gemaakt binnen welk risicogebied of proces verbeteringen zijn doorgevoerd en binnen welke processen nog procesverbeteringen te realiseren zijn. Aansluitend op de tabel is een toelichting opgenomen op de ontwikkelingen binnen de aangewezen risicogebieden. De openstaande aanbevelingen zijn aansluitend in tabelvorm opgenomen, waarbij in een afzonderlijke kolom de geplande realisatiedatum is toegevoegd.
|
Risicogebied/ proces |
Aanbevelingen onderhanden ten tijde van de jaarstukken 2018
|
Aanbevelingen nieuw |
Aanbevelingen afgerond, niet opgevolgd of vervangen door nieuwe aanbeveling |
Aanbevelingen onderhanden |
|
Decentralisatie rijkstaken |
1 |
|
|
1 |
|
Inkoop & aanbesteding |
1 |
|
|
1 |
|
Planning & Control |
2 |
|
|
2 |
|
Bestuurlijke samenwerking |
1 |
|
|
1 |
|
Subsidieverstrekking |
|
|
|
|
|
Verbonden Partijen/ H2O |
1 |
|
|
1 |
|
Wet- en regelgeving |
1 |
|
|
1 |
|
Totaal |
7 |
0 |
0 |
7 |
Decentralisatie rijkstaken
Met ingang van 1 januari 2015 zijn de Jeugdwet 2015, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Participatiewet 2015 in werking getreden. Gemeenten zijn per deze datum verantwoordelijk voor de uitvoering van deze wetten.
Over de boekjaren 2017 en 2018 is een goedkeurende controleverklaring verstrekt aan uw gemeente. Om de resterende onzekerheden zoveel als mogelijk in te perken en zodoende meer grip te krijgen op de jeugd en Wmo (nieuw) processen is in de afgelopen jaren ingezet op de implementatie van een aantal beheersmaatregelen. Enerzijds gericht op het zicht krijgen op de jaarlast (gereed), anderzijds op het inrichten van beheersmaatregelen die zijn gericht op het verkrijgen van zekerheid t.a.v. de prestatielevering. Deze beheersmaatregelen omvatten zogenaamde ‘soft controls’ en zijn deels door uw gemeente in richten, deels zijn wij daarbij afhankelijk van te maken afspraken met uw regio. De beheersing zal bestaan uit een mix van de implementatie van onderstaande beheersmaatregelen:
-
- Transparante klachtenregistratie en bijbehorende klachtafhandeling;
- Toets op geleverde prestatie door zichtbare uitvraag omtrent bevindingen en toekenningen ter zake van herindicaties;
- Uitbreiden van cliëntervaringsonderzoeken met vragen rondom de prestatielevering;
- Periodieke evaluaties met zorgaanbieders, waarbij de prestatielevering onderdeel uitmaakt van de bespreekpunten tijdens de jaarcyclus;
- Evaluaties tegengestelde belangen eigen bijdrage zorg vs ontvangen zorg;
- Steunen op controlemogelijkheden die het elektronisch berichtenverkeer ons biedt.
Inmiddels is het concept controleplan, gericht op de beheersing van de prestatielevering, afgestemd met uw accountant en de regio (inkoop, accountmanagement en toezichthouder). Uitwerking en implementatie van de daaruit voortvloeiende afspraken vinden plaats ultimo 2019 en 2020. Realisatie vindt naar verwachting ultimo 2020/primo 2021 plaats.
Inkoop & aanbesteding
Om zicht te krijgen op het toepassen van de juiste aanbestedingsprocedure is m.i.v. 1 juli 2019 het inkoopstartformulier beschikbaar gekomen. Het invullen van het inkoopstartformulier maakt dat de inkoopadviseurs, de door de inkopers ingenomen overwegingen, kunnen toetsen die leiden tot het innemen van de juiste keuze van de aanbestedingsprocedure. Daarbij is er zicht op het toerekenen van facturen aan het juiste project of de juiste kostenplaats.
De pilot-periode omvat 9 maanden. Momenteel wordt de evaluatie van het gebruik van het inkoopstartformulier opgestart. Oplevering van de evaluatie vindt plaats in Q2 2020, waarna zo nodig bijstelling en optimalisatie van het proces en het formulier plaats kan vinden.
Planning & Control
In 2018 zijn de kosten voor het achterstallig groot onderhoud gebouwen in beeld gebracht en is er een reserve voor aangemaakt. De feitelijke onttrekking in 2019 blijft achter op de geplande uitgaven.
Het onderhoudsplan gebouwen is onderhanden, de vertaling naar een meerjarenonderhoudsplan is nog niet gemaakt, evenmin het concretiseren van de investeringsbeslissing en de vertaling naar de exploitatie. Er is momenteel geen aansluiting met het in de reserve opgebouwde kapitaal.
Wet- en regelgeving
Het college heeft primo 2020 het geactualiseerde beleid ter voorkoming van Misbruik en Oneigenlijk gebruik vastgesteld. Daarmee zal de aanbeveling tot het opstellen en implementeren van een overkoepelend anticorruptiebeleid in de najaarsnota 2020 als gereed worden aangemerkt. De toets op de naleving van het beleid zal vwb de rechtmatigheid en getrouwheid onderdeel gaan uitmaken van de toets op de meest materiële financiële processen binnen de gemeente Heerde.
Openstaande aanbevelingen
Een overzicht van de openstaande aanbevelingen is in onderstaande tabel opgenomen.
[1] Tevens referentiemodel dat door auditors wordt gebruikt bij het uitvoeren van een onderzoek. Dit beheersmodel geeft inzicht in de wijze waarop de organisatie omgaat met de beheersing van risico’s t.a.v. de realisatie van haar doelstellingen.
[2] Eerste lijn omvat het primaire proces, waarbij de business verantwoordelijkheid draagt voor de beheersing van haar eigen processen. De tweede lijn is ingericht om ondersteuning te bieden aan de eerste lijn. Zij adviseert, coördineert en bewaakt dat het lijnmanagement haar verantwoordelijkheid in de eerste lijn ook daadwerkelijk neemt.
[3] Met het ontbreken van een actueel beheerplan is de voorziening omgezet in een reserve onderhoud gebouwen. In aansluiting op de actualisatie van het beheerplan en de aansluiting op het accommodatiebeleid zal de keuze moeten worden gemaakt de reserve te handhaven, hetzij deze om te vormen naar een voorziening.
