Deze paragraaf omvat de visie op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Omdat bedrijfsvoering tot de verantwoordelijkheid van het college behoort en veelal opgedragen is aan de ambtelijke organisatie, beperkt deze paragraaf zich tot de hoofdlijnen.
Beleidskader
De verplichte paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft tenminste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De gemeente Heerde probeert om, binnen de mogelijkheden van een kleine gemeente, de meest recente inzichten en werkwijzen op het gebied van planning & control, personeelsbeleid en informatievoorziening te volgen.
Management en organisatie
Het werken aan een beweging richting een 'omgevingsbewuste en ondernemende organisatie' is een aanhoudend proces. Immers, de samenleving verandert continue waardoor een gemeentelijke organisatie zich daarop voortdurend dient aan te passen. Daarbij gaat het o.a. om werkmethoden, procesinrichting, houding en gedrag om onze dienstverlening optimaal te houden. Een andere belangrijke constatering is dat gemeenten in toenemende mate financieel afhankelijk zijn van rijksmiddelen en gedrag van verbonden partijen. Individuele gemeenten hebben hierop nauwelijks (rijk) dan wel beperkt (verbonden partijen) invloed. Om desondanks financiële verrassingen te voorkomen, vraagt dit van de ambtelijke organisatie om een adequate monitoring van deze gemeentelijke uitgaven en inkomsten.
Tot slot worden de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt genoemd. Door het aantrekken van de economie ontstaat meer mobiliteit op de arbeidsmarkt. Dit wordt nog eens versterkt doordat landelijk sprake is van een toenemende scheve demografische verhouding (meer uitstroom dan instroom). Dit betekent dat onze organisatie voor de uitdaging staat hoe ze als kleine organisatie voldoende aantrekkelijk en inspirerend blijft zodat ze voldoende kwalitatief kan behouden resp. weet te werven.
Deze ontwikkelingen hebben naast de genoemde punten geleid tot een tweetal onderwerpen welke voort het management speerpunten zijn voor 2023.
1. We blijven onze dienstverlening (bejegening en proces) verbeteren zodanig dat de directe dienstverlening op het gemiddeld landelijk kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft.
2. We binden en boeien medewerkers: we houden, werven, ontwikkelen en laten medewerkers gaan zodanig dat de juiste medewerkers op de juiste plekken zitten en voldoende gefaciliteerd worden om hun werk goed te kunnen doen.
Interne beheersing
Ontwikkelingen op het gebied van ‘Interne beheersing’ binnen de gemeente
Rechtmatigheidsverantwoording
Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Conform deze nieuwe wet heeft de gemeente Heerde een eigen rekenkamer ingesteld. In de Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Heerde 2023 zijn de taken en bevoegdheden van de rekenkamer vastgelegd, samenstelling hiervan is terug te vinden op de gemeentelijke website. In maart 2024 heeft de rekenkamer verslag uitgebracht over de in 2023 uitgevoerde activiteiten. Het in 2022 gestarte onderzoek naar het accommodatiebeleid van de gemeente Heerde is afgerond. Daarnaast is een evaluatie gedaan op de werking van de regio Stedendriehoek en is aangehaakt bij het DoeMee-onderzoek klachtenbehandeling van de NVRR. Beide onderzoeken zijn in 2023 uitgevoerd, afronding zal in 2024 plaatsvinden. De uitkomsten en aanbevelingen zijn met het college besproken.
Een tweede aanpassing als gevolg van de Wet versterking decentrale rekenkamers betreft de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Volgend hierop zou het college van burgemeester en wethouders vanaf het boekjaar 2023 in de jaarrekening zelf verantwoording afleggen over de financiële rechtmatigheid. Fundamentele bezwaren van de Algemene Rekenkamer hebben er echter toe geleid dat noodzakelijke wijzigingen in het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) aangehouden zijn, zodat de rechtmatigheidsverantwoording niet volledig ingevoerd kan worden. Omdat de Gemeentewet al aangepast is en de gemeente Heerde de gemeentelijke verordeningen ook op de nieuwe situatie aangepast heeft, is in overleg met de accountant besloten de nieuwe werkwijze voort te zetten.
De controle op de financiële rechtmatigheid behelst binnen de gemeente drie aspecten:
- Het begrotingscriterium: de baten en lasten van de gemeente blijven binnen de kaders van de begroting (inclusief wijzigingen) zoals door de gemeenteraad vastgesteld. In de financiële verordening bepaalt de gemeenteraad de weging van de geconstateerde afwijkingen;
- Het voorwaardencriterium: de financiële beheershandelingen voldoen aan interne en externe wet- en regelgeving;
- Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: het college heeft voldoende maatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik en daaraan gerelateerd fraude te voorkomen. Hiermee wordt voorkomen dat door fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving ten onterechte subsidies of uitkeringen worden betaald of te lage heffingen worden ontvangen;
Om een goed beeld te kunnen vormen van de financiële rechtmatigheid binnen onze gemeente in 2023 hebben wij risicogericht de processen geïdentificeerd waarbij financiële wet- en regelgeving een rol van betekenis speelt. Hierbij is gekeken naar de omvang van de financiële stromen binnen het proces en het inherente risico. In totaal zijn 9 processen geselecteerd, deze zijn opgenomen in het intern controleplan dat aan de interne controle (IC) werkzaamheden ten grondslag ligt. Het bijbehorende normenkader ligt vast in het controleprotocol, dat op 30 oktober 2023 door de raad is vastgesteld voor het controlejaar 2023. In het normenkader worden relevante artikelen vanuit interne en externe wet- en regelgeving nader toegelicht, dit vormt de basis voor de werkprogramma’s die wij gebruiken bij de IC werkzaamheden.
De medewerkers en leidinggevenden die deze processen uitvoeren, de zogenoemde eerste lijn, zijn verantwoordelijk voor de naleving van de geldende financiële wet- en regelgeving. Hiertoe zijn in de processen controleslagen en functiescheidingen aangebracht. In lijn met het intern controleplan voeren de interne controlefunctionarissen, de zogenoemde tweede lijn toetsingswerkzaamheden uit. De resultaten van de IC werkzaamheden leiden tot een onafhankelijk oordeel over de getoetste processen en geven de eerste lijn richting voor optimalisatie van het proces.
Deze combinatie van werkzaamheden vormt de kern van de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De accountant toetst vervolgens of het proces dat leidt tot de rechtmatigheidsverantwoording getrouw tot stand is gekomen en geeft op basis van deze werkzaamheden een getrouwheidsverklaring af. De rechtmatigheidsverklaring, die in voorgaande jaren ook door de accountant afgegeven werd, valt nu onder verantwoordelijkheid van het college. In 2023 is sprake van een overgangssituatie vanwege de hierboven genoemde bezwaren van de Algemene Rekenkamer. Op advies van het ministerie van BZK geeft de accountant een indirect oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening van de gemeente. De getrouwheidsverklaring bij de jaarrekening, waar de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel van is, vormt hier de basis voor.
Voorbereiding op de wetswijziging
Control heeft het college en de raad meegenomen in het proces naar deze wetswijziging. In het voorjaar van 2023 zijn presentaties gegeven aan de verschillende bestuurslagen (Auditcommissie, als afvaardiging van uw raad en het college) en in het najaar is een toelichting op inhoud gegeven. Gedurende 2023 zijn de financiële verordening en de controleverordening aangepast op de nieuwe situatie. Deze zijn op 30 oktober 2023 vastgesteld door de raad, ook het eerder genoemde normenkader is op deze datum vastgesteld. Volgend hierop zijn notities rondom M&O en fraude opgesteld en door het college en/of de raad vastgesteld. In het Intern Controleplan zijn de te toetsen processen genoemd en heeft Control een plan van aanpak gemaakt op basis waarvan de financiële rechtmatigheid getoetst kan worden. Werkzaamheden die in het verleden door de accountant opgepakt werden, zijn in 2023 voor het eerst intern uitgevoerd.
Uitgevoerde werkzaamheden
In lijn met het Intern Controleplan 2023 heeft Control 9 processen getoetst op naleving van het normenkader. De bevindingen vanuit deze controles die de financiële rechtmatigheid raken en voor de gemeente Heerde materieel zijn, worden opgenomen in de rechtsmatigheidsverantwoording. In deze paragraaf volgt een toelichting op hoofdlijnen en wordt opvolging van de geconstateerde bevindingen beschreven. Ook de opvolging van de bevindingen uit het accountantsverslag 2022 van de accountant wordt hieronder nader toegelicht.
De concerncontroller deelt de resultaten van de interne controles en de bevindingen vanuit de rechtmatigheidsverantwoording in het MT. Ook worden de bevindingen van de accountant en uit de interne controles op hoofdlijnen met het college doorgesproken en landt opvolging hiervan via de gemeentesecretaris opnieuw in het MT.
Bevindingen controlewerkzaamheden 2023:
Subsidies
Uit de controle blijken bijzonderheden rondom de naleving van de Algemene Subsidieverordening Heerde 2020 met betrekking tot subsidieverleningen- en vaststellingen. De bevindingen hebben voornamelijk betrekking op het meermaals niet beslissen binnen de beslistermijn en het ontbreken van vereiste stukken voor beschikking. Dit leidt tot een verhoogd risico op onrechtmatige beschikking en vaststelling. In lijn met voorgaande jaren is sprake van niet financiële rechtmatigheidsfouten, deze worden daarom niet meegewogen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Sociaal domein
In lijn met voorgaande jaren ontstaat een onzekerheid omtrent de betrouwbaarheid van de ontvangen productieverantwoordingen vanwege het ontbreken van een accountantsverklaring bij kleine verantwoordingen en een verschil in materialiteit tussen de zorgaanbieder en de gemeente bij grote verantwoordingen. Met gerichte belacties in overleg met onze accountant hebben wij deze onzekerheden voldoende ondervangen. Er resteert een bedrag aan onzekerheid. Dit bedrag is opgenomen in het accountantsverslag.
Inkoop en aanbesteding:
Control heeft dit jaar een integrale spendanalyse uitgevoerd en constateerde dat 15 dossiers niet voldoen aan de Europese aanbestedingswet. De bevindingen hebben voornamelijk betrekking op inhuur van medewerkers en softwarecontracten voor de gemeente Heerde en het samenwerkingsverband met de gemeenten Hattem en Oldebroek (O&I). Omdat de fouten vanuit het samenwerkingsverband niet volledig ten laste van de jaarrekening van de gemeente Heerde vallen, is in onderstaande tabel het onderscheid opgenomen:
| Eigen contracten | € 1.124.426 | |
| Samenwerkingsverband H2O (O&I) | € 744.641 | |
| Aandeel Heerde | € 255.305 | |
| Totale fout gemeente Heerde | € 1.379.731 |
Afgerond gaat het om een onrechtmatigheid op het voorwaardencriterium van
€ 1.380.000,- (zie rechtmatigheidsverantwoording). Onderstaand volgt een toelichting op de bevinding en het verbetertraject ter vermindering van het risico op het ontstaan van deze onrechtmatigheden.
Eigen contracten
De geconstateerde fouten hebben grotendeels betrekking op inhuur. Bij de controle hebben wij vastgesteld dat voor veel trajecten gebruik wordt gemaakt van een DAS-procedure. Echter deze procedure wordt niet in alle gevallen juist toepast, hetgeen tot mogelijk onrechtmatige inhuur leidt. De geconstateerde fouten hebben voornamelijk betrekking op wezenlijke wijziging van bestaande overeenkomsten, hiervan is sprake bij een wijziging van 10% of meer in een lopende overeenkomst. Uit de controle blijkt dat diverse opdrachten door met name stijging van de tarieven meer dan 10% afwijken van de originele overeenkomst en ten onrechte niet opnieuw aanbesteed zijn. Ook zijn verlengingsopties niet altijd voldoende vastgelegd en constateerde Control afwijkingen tussen de contractueel vastgelegde en gefactureerde prijzen. De geconstateerde fouten zijn onder de aandacht gebracht van betrokkenen, daarnaast zal Control de aanbevelingen bundelen en aan de organisatie presenteren.
Naast de fouten rondom inhuur is geconstateerd dat de aankoop van een tractor met klepelmaaier ten onrechte enkelvoudig onderhands plaatsgevonden heeft. Dit dossier is geanalyseerd en wordt met betrokkenen besproken zodat herhaling voorkomen kan worden.
Factuurafwikkeling O&I
De facturen met betrekking tot het samenwerkingsverband O&I lopen door de financiële administratie van Heerde en waren op basis daarvan eveneens onderdeel van de uitgevoerde controle. De kosten worden conform verdeelsleutel ten dele doorbelast aan de gemeenten Hattem en Oldebroek. Het betreft hier de factuurafwikkeling van O&I (gastheergemeente Oldebroek). In deze facturen zijn aandachtspunten rondom met name inhuur en softwarecontracten vastgesteld. Deze zullen in 2024 opgepakt worden zodat de impact van fouten binnen deze facturen verminderd.
Belangrijkste openstaande bevindingen vanuit het accountantsverslag 2022:
- Sociaal Domein – prestatielevering: Bevinding: Voor het aspect prestatielevering door de zorgaanbieders Jeugd en Wmo kan de gemeente Heerde niet volledig steunen op controleverklaringen van accountants van deze zorgaanbieders. Het leidt tot onzekerheden in de verantwoording.
Actie: Wij werken aan een systeem van soft controls om de onzekerheden middels een vast proces te ondervangen. In 2023 was dit nog niet structureel van toepassing en zijn gerichte belacties uitgevoerd om voldoende zekerheid te krijgen over de levering van de prestaties. - Subsidieverstrekkingen – Bevinding: in de gemeentelijke verordening is opgenomen dat subsidies binnen 13 weken na ontvangst afgehandeld worden. Deze termijn worden niet gerealiseerd, hetgeen leidt tot een niet financiële onrechtmatigheid vanwege het niet naleven van de verordening.
Actie: uit de controle over 2023 blijkt opnieuw dat termijnen onvoldoende nageleefd worden. De vakafdeling heeft hier kennis van genomen en heeft verklaard dat de middelen voor een efficiënte uitvoering tekortschieten. De Interne Controle verwerkt de bevindingen in een rapportage en bespreekt deze in het MT.
Begrotingscriterium Rechtmatigheid
Naast de onrechtmatigheden binnen het voorwaardencriterium zijn er onrechtmatigheden binnen het begrotingscriterium vastgesteld. Deze hebben een omvang van € 3.162.000,-. (binnen dit bedrag had € 350.000,- betrekking op bestaand beleid).
In de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording is er per onrechtmatigheid een toelichting opgenomen waaruit deze onrechtmatigheid is opgebouwd en hoe deze is ontstaan. Hieronder zijn de onrechtmatigheden boven de rapporteringsgrens van
> € 50.000,- weergegeven. Er is daarbij geen toelichting opgenomen op de onrechtmatigheden die zich voor hebben gedaan binnen het bestaande beleid en vallen binnen voornoemde bedrag van € 350.000,-.
Vastgestelde onrechtmatigheden begrotingscriterium:
| Lasten | |
| Herijking jaarlijkse pensioenvoorziening | € 966.000 |
| Duurzaamheid | € 62.000 |
| Uitvoering beheerplan openbaar groen | € 57.000 |
| Streekarchivariaat | € 53.000 |
| Baten | |
| Ruimtelijke ontwikkeling | € 118.000 |
| Gemeentelijke accommodaties | € 75.000 |
| STIP | € 64.000 |
| WMO (MOBW) | € 74.000 |
| Personeelskosten | € 437.000 |
| Algemene uitkering | € 1.021.000 |
| Rente-inkomsten | - € 110.000 |
Het ontstaan van de onrechtmatigheden is terug te herleiden tot onderstaande 3 categorieën:
- Gedurende het jaar was er geen mogelijkheid meer om de mutatie te verwerken in de laatste bestuursrapportage (NJN). Verantwoording vindt plaats in de eerstvolgende bestuursrapportage, de jaarstukken. Het gaat in deze dan om de kosten die samenhangen met streekarchivariaat, deels uitvoering beheerplan openbaar groen, deels Ruimtelijke ontwikkeling, gemeentelijke accommodaties, STIP, WMO, Algemene uitkering, Rente-inkomsten en deels de personeelskosten.
- De mutatie is ten onrechte niet (geheel) meegenomen in de laatste bestuursrapportage (NJN). Het gaat dan om de kosten die samenhangen met duurzaamheid, deels uitvoering beheerplan openbaar groen en deels Ruimtelijke ontwikkeling en deels de personeelskosten.
- Technisch is het niet eerder dan na afloop van het boekjaar mogelijk om inzicht te krijgen in de stand per balansdatum. Het gaat dan om de herijking van de jaarlijkse pensioenvoorziening.
Het streven is om m.n. in te zetten op het verbeteren van het inzicht in categorie 2, opdat een beter zicht bestaat op de uitnutting van de verschillende budgetten en er een tijdige bijstelling in de bestuursrapportages mogelijk is.
Planning en control
Inzicht in de overheadkosten
Kosten die niet rechtstreeks verband houden met het primaire proces worden apart in de begroting opgenomen onder de noemer 'Overhead'. Voorbeelden van deze kosten zijn: huisvestingskosten (gemeentehuis, -kantoor, -werf), facilitaire kosten, kosten van P&O, automatiseringskosten, MT en ondersteunende afdelingen. Kostendekkende exploitaties, grexen etc. worden verhoogd met een opslagpercentage voor deze overhead. Dit opslagpercentage wordt extracomptabel bepaald. De berekeningsmethodiek hiervan is vastgelegd in de financiële verordening.
Voor 2023 is het normale overheadpercentage vastgesteld op 52,26% (van het totaal van de apparaatskosten). Voor de kostendekkende exploitaties 'Riolering en Reiniging' wordt een percentage van 32,79% gehanteerd; voor de kostendekkende exploitatie 'Begraven' geldt een overheadpercentage van 24,54%.
Voor 2023 gelden de volgende uurtarieven voor de afdelingen (exclusief overhead):
| 2023 | 2022 | |
| Management | € 87,04 | € 82,56 |
| Bestuur- en bedrijfsondersteuning en -advisering | € 46,01 | € 41,92 |
| Dienstverlening en informatiebeheer | € 56,51 | € 51,77 |
| Realisatie, onderhoud en beheer | € 43,96 | € 40,25 |
| Ruimte, ondernemen en wonen | € 56,68 |
€ 54,78 |
| Sociaal maatschappelijke verbinding | € 59,18 |
€ 55,96 |
Beleidsindicatoren en kengetallen
Bij de desbetreffende programma's zijn beleidsindicatoren en kengetallen opgenomen. Deze informatie komt grotendeels van de website 'Waarstaatjegemeente.nl' en geeft tevens een vergelijk met de 'gemiddelde gemeente'. Iedere gemeente is verplicht om deze informatie in de begroting op te nemen zodat een onderling vergelijk mogelijk wordt.
Taakvelden i.p.v. functies
De budgetten zijn onderverdeeld in taakvelden en vervangen daarmee de IV-3 functies. Uitgangspunten voor deze taakvelden zijn herkenbaarheid, aansluiting op de gemeentelijke praktijk en relevantie voor beleidssturing. In deze begroting is een aparte bijlage opgenomen met alle taakvelden en de daarbij behorende budgetten.
Meerjarenbalans op begrotingsbasis
Voor het bepalen van de financiële kengetallen (schuldquote/solvabiliteitsratio) en het EMU-saldo is er een 6-jarige Meerjarenbalans in de begroting toegevoegd (t-2 t/m t+3).
Gewijzigde rentetoerekening
Tenslotte zijn de regels voor de rentetoerekening aangescherpt. Rente die verband houdt met een taakveld moet hieraan zichtbaar worden toegerekend (voorheen maakte de rentecomponent onderdeel uit van de kapitaallasten). De berekende rentevergoeding over het eigen vermogen mag niet hoger zijn dan het gewogen rentepercentage van de langlopende- en kortlopende leningen. De gemeente Heerde heeft het advies van de commissie BBV overgenomen om geen rente meer toe te voegen aan het eigen vermogen. Hiermee behoren de ‘geblokkeerde reserves’ tot het verleden.
Personeelsbeleid
Onze organisatie heeft als doel medewerkers te binden en boeien en een aantrekkelijk werkgever te zijn. Hierop worden HR-instrumenten voortdurend geactualiseerd. We benutten en benadrukken de voordelen die het zijn van een kleine gemeente met zich meebrengt en laten dit steeds meer zien aan de buitenwereld (bijvoorbeeld door het organiseren van een Open Huis). We vullen de meeste vacatures in en daarnaast zetten we voor zittend personeel in op persoonlijke ontwikkeling, opleiding en inspirerende opdrachten. De werksfeer is goed, op sommige gebieden is de werkdruk hoog, zeker bij uitval en/of ziekte. Uiteraard is hier aandacht voor.
Formatie 2023: 159,42 FTE, inclusief griffie (peildatum 1-1-2019). In 2022 was de formatie 159,23 FTE.
Inkoop en aanbesteding
Onze inkooporganisatie in H2O-verband zet zich in op de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inkooptrajecten aan de hand van de volgende pijlers: inkoopmanagement, personeel, inkoopbeleid en -doelen, systemen en procedures, inkoopprocessen en inkoopresultaten.
De inkoopkalender wordt jaarlijks in overleg met management en decentrale inkopers geactualiseerd. Het overzicht dat hierdoor ontstaat biedt:
- Een kader om te kijken waar inkoopsamenwerking binnen H2O/ISNV of ander samenwerkingsverband mogelijk is om zodoende kennis en kosten te delen;
- De mogelijkheid om aan te geven welke vorm van inkoopbegeleiding (advies, inkoopcoördinatie of begeleiding gehele inkooptraject) gewenst is, zodat de juiste capaciteit en kwaliteit van InkoopH2O beschikbaar is;
- Inzicht in waar extra kansen liggen om beleidsdoelstellingen (social return, duurzaamheid, lokaal/MKB), naast de toepassing van de criteria zoals vastgelegd in het inkoopbeleid dat door de colleges van de H2O gemeenten is vastgesteld, in te vullen;
- Een overzicht van een aantal complexe en/of Europese H2O aanbestedingen waarbij de inkooporganisatie is betrokken;
In 2023 is inkoop o.a. betrokken geweest bij onderstaande complexe en/of Europese aanbestedingen:
|
Energie |
Europees openbaar |
H2O |
Afgerond |
|
Dierenopvang |
Europees openbaar |
H2O |
Afgerond |
|
Werkgeversaanpak |
Europees openbaar |
Hattem |
Afgerond |
|
Aanschaf, huur, installatie en onderhoud van printers |
Meervoudig onderhands |
Hattem |
Afgerond |
|
Aanleg van kinder- en foetusgrafveld |
Meervoudig onderhands |
Hattem |
Afgerond |
|
Verkeerskundige studie inrichting |
Meervoudig onderhands |
Hattem |
Afgerond |
|
Fietscampagnes |
Meervoudig onderhands |
Hattem |
Afgerond |
|
Financieel systeem |
Meervoudig onderhands |
Heerde |
Afgerond |
|
Onderhoud aan brand- en meldinstallaties |
Europees niet-openbaar |
Heerde |
Afgerond |
|
Onderhoud aan elektrotechnische installaties |
Europees niet-openbaar |
Heerde |
Afgerond |
|
Werktuigbouwkundig onderhoud gebouwen |
Europees niet-openbaar |
Heerde |
Afgerond |
|
VVE Voorschoolse educatie |
SAS-procedure |
Heerde |
Afgerond |
|
Sloop en bouwrijp maken MFA Wapenveld |
Meervoudig onderhands |
Heerde |
Afgerond |
|
Beveiliging Oekraïners |
Meervoudig onderhands |
Oldebroek |
Afgerond |
|
Verkeerskundig advies |
Meervoudig onderhands |
Oldebroek |
Afgerond |
|
Onderhoud wegmarkering |
Meervoudig onderhands |
Oldebroek |
Afgerond |
|
Onderhoud elementenverharding |
Meervoudig onderhands |
Oldebroek |
Afgerond |
|
Cameratoezicht |
Meervoudig onderhands |
Oldebroek |
Afgerond |
|
Speelplekken |
Meervoudig onderhands |
Oldebroek |
Afgerond |
|
Nadeelcompensatie |
Meervoudig onderhands |
Oldebroek |
Afgerond |
|
Gymvervoer |
Meervoudig onderhands |
Oldebroek |
Afgerond |
De H2O colleges zijn sinds 2021 al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeenten. In 2023 – met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording – neemt het de expliciete verantwoordelijkheid en legt het hierover in de jaarrekening direct verantwoording af aan de gemeenteraad. Door dit kracht bij te zetten hebben de H20 gemeenten gekozen voor de aanschaf van een spendanalysetool om in 2024 de volgende stap te kunnen zetten om meer grip te krijgen op de (on)rechtmatigheid binnen de H2O gemeenten. Dit sluit aan bij de doelstellingen van ons inkoopbeleid.
Informatievoorziening
Verdergaande digitalisering en noodzaak tot het inrichten van efficiënte verwerkingsprocessen doen een blijvend, groot beroep op het niveau van automatisering en informatisering. De gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek werken al een aantal jaar samen op deze gebieden. Om te kunnen blijven voldoen aan de (wettelijke) eisen voor de interne en externe informatievoorziening, is gezamenlijk door-ontwikkelen noodzakelijk. Hierbij heeft afgelopen jaar ook het uniformeren van de processen meer nadruk gekregen. Dit om efficiënt om te gaan met expertise op het gebied van bijvoorbeeld informatieveiligheid, functioneel beheer en informatiemanagement. Deze functies worden steeds meer ingericht als centrale (expert) teams in H2O verband om de kwetsbaarheid te verlagen en de kwaliteit te verhogen. Waar nodig wordt hierbij tijdelijk een beroep gedaan op externe expertise. De optie om de H2O samenwerking op het gebied van automatisering en informatisering uit te breiden met Nunspeet en Elburg is nog in onderzoek. De resultaten hiervan worden begin 2024 verwacht.
Het ontwikkelen van een informatievoorziening moet gestructureerd, in samenhang en planmatig plaatsvinden. Hiervoor is het meerjarig informatiebeleidsplan opgesteld. Besluitvorming op en communicatie van dit plan zal begin 2024 plaatsvinden. We kunnen met onze schaalgrootte niet alles en zullen duidelijke keuzes moeten maken in wat we wel, niet of later doen. Hiervoor hebben we een proces ingericht waarbij de ontwikkelagenda van de informatievoorziening volgt uit de diverse programma’s van onze organisaties. Hierbinnen moeten we prioriteren aan de hand van criteria en doelstellingen. Er loopt een aantal meerjarige projecten die vernieuwing van de toepassingen die de gemeente gebruikt om haar diensten te kunnen leveren en aan haar wettelijke taken te voldoen als resultaat hebben. Dit zijn onder andere het vernieuwen van de kernapplicatie voor verschillende domeinen, zaakgericht werken en het digitaal stelsel omgevingswet (DSO). Een belangrijke verandering die hiermee bereikt wordt is dat de gegevens straks niet alleen binnen de muren van de gemeente beschikbaar zijn maar ook steeds meer naar buiten gepresenteerd worden. Hiermee wordt tevens voldaan aan de toenemende regelgeving op dit gebied zoals de Wet open overheid (Woo), Wet elektronische publicaties (Wep) en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze wetten hebben naast de vernieuwde Archiefwet impact op de informatiehuishouding. Gezien de omvang van deze projecten legt de uitvoering ervan een groot beslag op de verandercapaciteit van de organisatie maar is nodig om rechtmatig een toekomstbestendige digitalisering neer te zetten.
Informatiebeveiliging en privacy
Voor de drie H2O organisaties is verder gewerkt aan het verhogen van het privacy-volwassenheidsniveau en de informatiebeveiliging. Hiervoor is het informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleid herzien en wordt er in het komende jaar verdere invulling aan dit beleid gegeven. Zo wordt bijvoorbeeld de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid); een set van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die geïmplementeerd en beheerd dient te worden, stap voor stap ingevoerd.
Doorontwikkeling van het verwerkingsregister en een verhoogde aandacht voor privacybewustzijn binnen de organisatie heeft in 2023 opnieuw veel aandacht gekregen. DPIA’s (Data Protection Impact Assessments) maken daar onderdeel van uit. Het in eigen beheer uitvoeren hiervan is opgepakt. Daarnaast is er, daar waar nodig, scherp toegezien op het opnemen van verwerkersovereenkomsten.
Kern van informatieveiligheid is los van alle denkbare maatregelen vooral een zaak van bewustwording en het gedrag van alle ambtenaren, collegeleden en raadsleden die met data van de gemeente werken. Er is in 2023 een nieuwe e-learning aangeschaft op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Dit draagt bij aan het verhogen van het bewustzijn van medewerkers.