Jaarrekening

Foutenherstel via correctie beginbalans per 01-01-2023

In de jaarrekening 2023 is een materiële fout hersteld ten aanzien van de activeerde applicaties M2A en Zaakgericht Werken met een effect van € 873.753. De oorzaak van de materiële fout is dat bij de controle van de jaarrekening 2023 is geconstateerd dat de in het verleden geactiveerde kosten voor de applicaties M2A en Zaakgericht Werken ten onrechte zijn geactiveerd. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat er sprake zou zijn van een On Premise oplossing (applicatie in eigendom van gemeente). Gaandeweg is dit veranderd in een zogeheten Software As A Service oplossing (SAAS), waarbij de applicatie geen eigendom is van de gemeente. Volgens de BBV voorschriften mogen implementatiekosten van SAAS applicaties echter niet worden geactiveerd. Het herstellen van de materiële fout heeft een effect van in totaal € 873.753 op de algemene reserve en is als correctie op het beginsaldo algemene reserve per 01-01-2023 verwerkt.

I. Activa
Voor zover niet anders vermeld, zijn de activa gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten. Indien in de vervaardigingsprijs de rente is opgenomen over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend, dient te worden toegelicht dat deze rente is geactiveerd. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.

Immateriële vaste activa
De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs verminderd met de afschrijvingen en/of eventuele beschikkingen over reserves voor zover het investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut betreft. De afschrijvingstermijn van kosten onderzoek en ontwikkeling bedraagt ten hoogste vijf jaar. De bijdrage in activa in eigendom van derden worden gewaardeerd tegen het bedrag van de verstrekte bijdrage, verminderd met afschrijvingen. 

Materiële vaste activa
Economisch nut 
De materiële vaste activa met een economisch nut zijn gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met afschrijvingen en/of bijdragen van derden (voor zover er een directe relatie bestaat met het actief).

Economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven 
De materiële vaste activa met een economisch nut zijn gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met afschrijvingen en/of bijdragen van derden (voor zover er een directe relatie bestaat met het actief).

Maatschappelijk nut
De materiële vaste activa met een maatschappelijk nut zijn gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met afschrijvingen en/of bijdragen van derden (voor zover er een directe relatie bestaat met het actief). De geactiveerde investeringen in activa met een maatschappelijk nut zijn geactiveerd op basis van het gestelde in de verordening ex art. 212 dan wel op basis van afzonderlijke raadsbesluiten. De afschrijvingsmethode is vastgelegd in de door de raad vastgestelde verordening ex art. 212. Indien hierop extra wordt afgeschreven wordt dit toegelicht.

In erfpacht uitgegeven gronden
De in erfpacht uitgegeven gronden zijn gewaardeerd tegen uitgifteprijs van (eerste) uitgifte.

Financiële vaste activa
Kapitaalverstrekkingen leningen, overige langlopende leningen en overige uitzettingen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs onder aftrek van eventuele aflossingen. Deelnemingen worden in afwijking hiervan gewaardeerd tegen marktwaarde, indien deze waarde lager is dan de verkrijgingsprijs. Uitzettingen met een looptijd korter dan één jaar worden opgenomen onder de vlottende activa. Uitzettingen met een oorspronkelijke looptijd van langer dan één jaar worden gedurende de gehele looptijd onder de financiële vaste activa opgenomen.

Voorraden
Voorraden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. Indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs wordt een verliesvoorziening getroffen voor het verschil tussen de boekwaarde en de lagere marktwaarde of wordt afgewaardeerd naar deze lagere marktwaarde. Voor bepaling van de winst wordt de voorgeschreven ‘percentage-of-completion’ methode voor het nemen van winsten gehanteerd.

De rente wordt berekend conform de BBV voorschriften. Het gehanteerde rentepercentage voor 2023 is 0,64%.  Administratieve lasten en interne uren worden  doorberekend op basis van de geraamde urenverdeling. Een uitgebreide toelichting over parameters is opgenomen in het niet openbare MPG.

Bij het vaststellen van de parameters kostenstijging en opbrengstenstijging wordt aansluiting gezocht bij de Outlook Grondexploitaties 2023 van Metafoor Ruimtelijke Ontwikkeling. Dit adviesbureau stelt jaarlijks een advies op voor het toepassen van de parameters kosten- en opbrengstenstijging. Hierbij gebruikt Metafoor de meest recente jaarcijfers en prognoses van een aantal toonaangevende instanties, de meest recente marktinformatie en de gegevens uit de goed gevulde eigen database. De voorgestelde parameters zijn opgedeeld in verschillende categorieën: bedrijventerrein, kantoren en top-, midden- en basiswoningmarktgebied. Ook wordt er een minimaal en een maximaal percentage aangegeven.

Vorderingen
De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van de vorderingen in mindering gebracht.

Liquide middelen
De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Overlopende activa
De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.

II. Passiva
Voor zover niet anders vermeld, zijn passiva gewaardeerd tegen nominale waarde.

Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening.

Voorzieningen
Voorzieningen worden gevormd ter afdekking van: 
- Verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten;
- Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;
- Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
De pensioenvoorziening (ex)bestuurders is gewaardeerd tegen contante waarde.

Vaste schulden
Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, vermindert met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van langer dan één jaar.

Vlottende schulden
De vlottende schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Overlopende passiva
De overlopende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Grondslagen voor resultaatbepaling
Onder 'baten' worden verstaan de baten die rechtstreeks aan het jaar zijn toe te rekenen. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde grondslagen voor waardering en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Lasten worden verantwoord in het jaar waarin de goederen zijn geleverd c.q. de diensten zijn verricht. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De afschrijvingen geschieden tijdsevenredig op basis van de verwachte economische levensduur. Op aanschaffingen in het verslagjaar wordt naar tijdsgelang afgeschreven. Afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar op basis van de door de raad vastgestelde afschrijvingsmethoden/afschrijvingstermijnen.

Jaarlijks dient de gemeente in de toelichting op haar balans haar belangrijkste financiële verplichtingen te vermelden. Dit zijn rechten en verplichtingen waaraan de gemeente voor de toekomstige jaren is verbonden (art. 53, lid a BBV). In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste opgenomen (bedragen > € 40.000 restant totale looptijd contract).

Op dit moment zijn  er geen gebeurtenissen na balansdatum bekend.

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 30 oktober 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. 

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 674.020. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023. 

Bevinding 
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: 

Toelichting punt 4: het vastgestelde beleid waarop deze onrechtmatigheid betrekking heeft vindt zijn grondslag in de Financiële verordening, artikel 6 Tussenrapportages: ‘De tussenrapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus. Op basis van tussenrepportages wordt het bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Er is gekozen voor een tussenrapportage, een voorjaarsnota (eerste vier maanden) en een najaarsnota (eerste negen maanden)’. 

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Een toelichting op de overschrijdingen van het begrotingscriterium (punt 5 ad € 2.459.000) en het voorwaardencriterium (ad € 1.380.000) is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering.

In onderstaand overzicht zijn de onrechtmatigheden > €50.000,- toegelicht (de rapporteringsgrens bedraagt €50.000,-). De onrechtmatigheden die betrekking hebben op bovengenoemde categorie 5 zijn hieronder vetgedrukt en cursief weergegeven. Een aanvullende toelichting hierop en de wijze waarop we deze onrechtmatigheden in de toekomst kunnen voorkomen is toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering.