Paragraaf Bedrijfsvoering

Paragraaf Bedrijfsvoering

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering

Deze paragraaf omvat de visie op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Omdat bedrijfsvoering tot de verantwoordelijkheid van het college behoort en veelal opgedragen is aan de ambtelijke organisatie, beperkt deze paragraaf zich tot de hoofdlijnen.

Beleidskader
De verplichte paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft tenminste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De gemeente Heerde probeert om, binnen de mogelijkheden van een kleine gemeente, de meest recente inzichten en werkwijzen op het gebied van planning & control, personeelsbeleid en informatievoorziening te volgen.

Management en organisatie
Het werken aan een beweging richting een 'omgevingsbewuste en ondernemende organisatie' is een aanhoudend proces. Immers, de samenleving verandert continue waardoor een gemeentelijke organisatie zich daarop voortdurend dient aan te passen. Daarbij gaat het o.a. om werkmethoden, procesinrichting, houding en gedrag om onze dienstverlening optimaal te houden. Een andere belangrijke constatering is dat gemeenten in toenemende mate financieel afhankelijk zijn van rijksmiddelen en gedrag van verbonden partijen. Individuele gemeenten hebben hierop nauwelijks (rijk) dan wel beperkt (verbonden partijen) invloed. Om desondanks financiële verrassingen te voorkomen, vraagt dit van de ambtelijke organisatie om een adequate monitoring van deze gemeentelijke uitgaven en inkomsten.

Tot slot worden de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt genoemd. Door het aantrekken van de economie ontstaat meer mobiliteit op de arbeidsmarkt. Dit wordt nog eens versterkt doordat landelijk sprake is van een toenemende scheve demografische verhouding (meer uitstroom dan instroom). Dit betekent dat onze organisatie voor de uitdaging staat hoe ze als kleine organisatie voldoende aantrekkelijk en inspirerend blijft zodat ze voldoende kwalitatief kan behouden resp. weet te werven. Deze ontwikkelingen hebben geleid tot een directieplan waarin op programmatische wijze wordt gewerkt aan vier thema's te weten:

1. We blijven onze dienstverlening (bejegening en proces) verbeteren zodanig dat de directe dienstverlening op het gemiddeld landelijk kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft.

2. We binden en boeien medewerkers: we houden, werven, ontwikkelen en laten medewerkers gaan zodanig dat de juiste medewerkers op de juiste plekken zitten.

3. De financiële bedrijfsvoering is in control zodanig dat die juist, volledig, tijdig en rechtmatig is.

4. We zijn een professionele, lerende organisatie zodanig dat iedereen weet welke inzet en resultaten van haar/hem verwacht worden.

 

Kengetal:         Aantal leidinggevenden per 100 medewerkers                                                                                                                                                    

                         Heerde                                 : 3,6 ( 9 leidinggevenden)

                        < 20.000 inwoners         : 6,7 (13 leidinggevenden)

                        Alle gemeenten                : 6,1 (12 leidinggevenden)

 

Planning en control                        

Inzicht in de overheadkosten
Kosten die niet rechtstreeks verband houden met het primaire proces worden apart in de begroting opgenomen onder de noemer 'Overhead'. Voorbeelden van deze kosten zijn: huisvestingskosten (gemeentehuis, -kantoor, -werf), facilitaire kosten, kosten van P&O, automatiseringskosten, MT en ondersteunende afdelingen. Kostendekkende exploitaties, grexen etc. worden verhoogd met een opslagpercentage voor deze overhead. Dit opslagpercentage wordt extracomptabel bepaald. De berekeningsmethodiek hiervan is vastgelegd in de financiële verordening.
Voor 2020 is het normale overheadpercentage vastgesteld op 54,23 % (van het totaal van de apparaatskosten). Voor de kostendekkende exploitaties 'Riolering en Reiniging' wordt een percentage van 34,08 % gehanteerd; voor de kostendekkende exploitatie 'Begraven' geldt een overheadpercentage van 25,63 %.
Voor 2020 gelden de volgende uurtarieven voor de afdelingen (exclusief overhead):

  2020 2019
Management € 77,34  € 74,92
Bestuursondersteuning en –advisering € 48,57
€ 47,20
Bedrijfsondersteuning en –advisering € 46,58 € 48,43
Dienstverlening en informatiebeheer € 47,62 € 45,10
Realisatie, onderhoud en beheer € 43,34 € 41,29
Ruimte, ondernemen en wonen € 49,82
€ 51,22
Sociaal maatschappelijke verbinding € 62,35
€ 55,03

Beleidsindicatoren en kengetallen
Bij de desbetreffende programma's zijn beleidsindicatoren en kengetallen opgenomen. Deze informatie komt grotendeels van de website 'Waarstaatjegemeente.nl' en geeft tevens een vergelijk met de 'gemiddelde gemeente'. Iedere gemeente is verplicht om deze informatie in de begroting op te nemen zodat een onderling vergelijk mogelijk wordt.

Taakvelden i.p.v.  Functies
De budgetten zijn onderverdeeld in taakvelden en vervangen daarmee de IV-3 functies. Uitgangspunten voor deze taakvelden zijn herkenbaarheid, aansluiting op de gemeentelijke praktijk en relevantie voor beleidssturing. In deze begroting is een aparte bijlage opgenomen met alle taakvelden en de daarbij behorende budgetten.

Gewijzigde rentetoerekening
Tenslotte zijn de regels voor de rentetoerekening aangescherpt. Rente die verband houdt met een taakveld moet hieraan zichtbaar worden toegerekend (voorheen maakte de rentecomponent onderdeel uit van de kapitaallasten). De berekende rentevergoeding over het eigen vermogen mag niet hoger zijn dan het gewogen rentepercentage van de langlopende- en kortlopende leningen. De gemeente Heerde heeft het advies van de commissie BBV overgenomen om geen rente meer toe te voegen aan het eigen vermogen. Hiermee behoren de ‘geblokkeerde reserves’ tot het verleden.

Personeelsbeleid
De ontwikkelingen in de samenleving vragen om een andere rol van de gemeente en haar medewerkers. Er is sprake van ontgroening en vergrijzing. De ambitie van de organisatie vraagt een andere rol van medewerkers. Het goed ondersteunen en faciliteren van de veranderende rol van medewerkers is belangrijk. Daarnaast worden P&O-instrumenten hierop voortdurend geactualiseerd (o.a. HR-visie, strategische personeelsplanning, vitaliteitsbeleid en opleidingsbeleid).

Formatie 2020: 139,52 FTE, inclusief griffie (peildatum 1-1-2019). In 2018 was de formatie 138,58 FTE. Het A+O fonds van de VNG monitort jaarlijks de personele ontwikkelingen van gemeenten. Op basis van deze personeelsmonitor 2018 bedraagt het aantal FTE voor Heerde 7,0 FTE per 1.000 inwoners. De gemiddelde formatie per 1.000 inwoners bij gemeenten < 20.000 inwoners was in 2018 8,4 FTE (oftewel 156 FTE). Voor alle gemeenten was dit 8,3 FTE per 1.000 inwoners (oftewel 154 FTE).

Inkoop en aanbesteding
Onze inkooporganisatie in H2O-verband zet zich in op de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inkooptrajecten aan de hand van de volgende pijlers: inkoopmanagement, personeel, inkoopbeleid en -doelen, systemen en procedures, inkoopprocessen en inkoopresultaten.

De inkoopkalender wordt jaarlijks in overleg met management en decentrale inkopers geactualiseerd. Het overzicht dat hierdoor ontstaat biedt:

  • Een kader om te kijken waar inkoopsamenwerking binnen H2O/ISNV of ander samenwerkingsverband mogelijk is om zodoende kennis en kosten te delen;
  • De mogelijkheid om aan te geven welke vorm van inkoopbegeleiding (advies, inkoopcoördinatie of begeleiding gehele inkooptraject) gewenst is, zodat de juiste capaciteit en kwaliteit van InkoopH2O beschikbaar is;
  • Inzicht in waar extra kansen liggen om beleidsdoelstellingen (social return, duurzaamheid, lokaal/MKB), naast de toepassing van de criteria zoals vastgelegd in het inkoopbeleid dat door de colleges van de H2O gemeenten is vastgesteld, in te vullen;
  • Een overzicht van een aantal complexe en/of Europese H2O aanbestedingen waarbij de inkooporganisatie is betrokken;

In 2020 is Inkoop o.a. betrokken geweest bij de onderstaande aanbestedingen:

  • Renovatie Raadhuis - Heerde (meervoudig onderhands,  afgerond);
  • Sanitaire voorzieningen - Heerde en Oldebroek (Europees, afgerond);
  • Warme en koude drankvoorzieningen - H2O (Europees, lopend);
  • ICT-onderzoek - H2ONE (meervoudig onderhand, afgerond);
  • Grafdelven - Hattem (meervoudig onderhands, afgerond);
  • Taxaties - Oldebroek (meervoudig onderhands, afgerond);
  • Omgevingsplan 't Veen - Hattem (meervoudig onderhands, afgerond);
  • MFC  Wapenveld - Heerde (meervoudig onderhands, lopend);
  • Gronduitgifte -Oldebroek (meervoudig onderhands, afgerond);
  • Ontwerp speelplekken - Oldebroek (meervoudig onderhands, afgerond);
  • M2A Sociaal Domein

We onderzoeken op welke wijze de inkooporganisatie georganiseerd kan worden zodat inkooptrajecten efficiënter en effectiever doorlopen kunnen worden. Dit om uiteindelijk de kwaliteit van het totale inkoopproces te verbeteren en daarmee met de uitkomst een bijdrage te leveren aan de organisatie- en inkoopbeleidsdoelstellingen van de gemeenten binnen de wettelijke kaders.

Sinds 1 juli 2017 is digitaal aanbesteden verplicht voor Europese aanbestedingen. Omdat we de voordelen van digitaal aanbesteden zien, zetten we ook specifiek in op de digitalisering van meervoudig onderhandse aanbestedingen. Digitaal aanbesteden betekent een lastenverlichting voor zowel de leverancier als de aanbestedende dienst en bevordering van de transparantie van een aanbesteding. Dit sluit aan bij de doelstellingen van ons inkoopbeleid. Ook zetten we in op het gebruik van het tenderstartformulier, bedoeld om bij een inkoopbehoefte melding te doen en te checken of de inkoopbehoefte aan de wet- en regelgeving en het gemeentelijke inkoopbeleid voldoet. 

Informatievoorziening
Verdergaande digitalisering en noodzaak tot het inrichten van efficiënte verwerkingsprocessen doen een groot beroep op het niveau van automatisering en informatisering. De gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek werken al een aantal jaren samen op deze gebieden. Een gemeenschappelijke visie op samenwerking informatievoorziening H2O is onlangs vastgesteld evenals de governance notitie met betrekking tot de inrichting en aansturing van deze samenwerking.

Er lopen veel projecten die een complete vernieuwing van de toepassingen die de gemeente gebruikt om haar diensten te kunnen leveren en aan haar wettelijke taken te voldoen als resultaat hebben. In 2020 zijn een aantal projecten opgeleverd. Een aantal grotere projecten lopen door over meerdere jaren. Dit zijn onder andere het project M2A (Modernisering Applicatie Architectuur), zaakgericht werken en het digitaal stelsel omgevingswet (DSO). Een belangrijke verandering die hiermee bereikt wordt is dat de gegevens straks niet alleen binnen de muren van de gemeente beschikbaar zijn maar ook steeds meer naar buiten gepresenteerd worden. Dit vraagt veel meer van de toepassingen en vooral de connectie tussen deze toepassingen dan in het verleden het geval was. Vanuit de visie op samenwerking wordt in de voorbereidingsfase van deze projecten de mogelijkheid tot het harmoniseren van de processen bekeken conform de visie op samenwerking. Dit zijn intensieve trajecten die de nodige tijd en capaciteit vragen. Dit heeft bij de M2A trajecten en zaakgericht werken tot vertraging geleid waardoor in de begroting opgenomen besparingen in het afgelopen jaar niet gehaald zijn.

In de trend van toenemende digitalisering is het zorgvuldig en veilig omgaan met informatie en gegevens van inwoners en organisaties van groot belang. Daarom is er een aparte hoofdstuk Informatiebeveiliging en privacy opgenomen.

Informatiebeveiliging en privacy
Ook op het gebied van informatieveiligheid en privacy is de samenwerking in H2O verband versterkt en wordt onderzocht of deze samenwerking kan worden uitgebreid met Elburg en Nunspeet. Deze samenwerking omvat de verantwoordelijkheden van de Functionaris Gegevensbescherming, CISO en privacy officer.

Vanuit de Europese privacy verordening (AVG) zijn alle overheidsorganisaties onder andere verplicht een register van verwerkingen op te stellen en een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De FG is verantwoordelijk voor het toezicht houden op de naleving van de privacywetten en -regels, het inventariseren en bijhouden van gegevensverwerkingen en het afhandelen van vragen en klachten van mensen binnen en buiten de organisatie. Daarnaast kan de FG ondersteunen bij het ontwikkelen van interne regelingen, het adviseren over privacy op maat én het leveren van input bij het opstellen of aanpassen van gedragscodes. De uitvoering van het beleid en het in kaart brengen van de specifieke risico’s en maatregelen binnen een uitvoeringsproces ligt bij de Privacy officer. Vanuit deze rol kunnen laagdrempelig vragen beantwoord worden: mogen we deze gegevens delen en hoe doen we dit veilig. Aan welke regels dienen we ons te houden? Welke maatregelen moeten we de externe partij opleggen?

De Chief Information Security Officer (CISO) is dé spin in het web als het gaat om de beveiliging van informatie binnen de gemeente. Hij is verantwoordelijk voor het implementeren van, en toezicht houden op het informatiebeveiligingsbeleid binnen de gemeente. De CISO heeft een centrale rol in het beheren van alle processen die daarmee te maken hebben en moet daarbij voldoen aan de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten); een set van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die geïmplementeerd en beheerd dient te worden.

Jaarlijks wordt de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) uitgevoerd. Dit verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid helpt deze efficiënt en effectief in te richten en te implementeren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de Planning & Control-cyclus. De bevindingen van het voorgaande jaar zijn waar mogelijk opgepakt. Doordat de normering steeds doorontwikkeld is dit geen garantie voor een hoge score over 2020 (deze meting loopt nog).