Voortgang / beleidsontwikkeling
Interne beheersing
De gemeente Heerde heeft de ambitie een lerende organisatie te zijn. Daarbij schenkt zij nadrukkelijk aandacht aan het verbeteren van haar beleid en procesinrichting (plan) en de procesuitvoering (do). Wij monitoren en evalueren de procesuitvoering (check) en sturen op basis daarvan bij (act). Vanzelfsprekend pakt zij de aanbevelingen die zij ontvangt van haar accountant op door gericht deze aanbevelingen uit te zetten en te monitoren op welke wijze de organisatie deze aanbevelingen afweegt, oppakt en implementeert. Twee keer per jaar beoordeelt en rapporteert de Control-functie over de mate waarop de organisatie opvolging heeft gegeven aan deze aanbevelingen van de accountant. Dit gebeurt in de jaarstukken en in de najaarsnota.
In deze paragraaf staat de status in welke mate opvolging is gegeven aan de aanbevelingen in het accountantsverslag van onze accountant.
Ontwikkelingen op het gebied van ‘Interne beheersing’ binnen gemeenten
De commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO) schrijft op 20 maart 2020 in de notitie rechtmatigheidsverantwoording:
‘Vanaf 2022 moet het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het verslagjaar 2021) in de jaarrekening’. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.
Het college van B&W is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening.
De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het College van B&W en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt. Wanneer wil de raad geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen.
De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. Oftewel, conform de realiteit. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dus straks ook of die verantwoording getrouw is.
Doel is dat gemeenten professionaliseren in het verantwoord omgaan met publieke middelen en dat zij daarbij mogelijkheden biedt om de service aan de inwoners (klanten) naar tevredenheid en in continuïteit te organiseren. Burgers en bedrijven moeten er op kunnen vertrouwen dat overheden publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden en dat hun vertegenwoordigers in de besturen van overheden erop toezien dat dit gebeurt.
Het college is verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de begroting. Het is daarom aan het college om hier verantwoording over af te leggen.
Toelichting stand van zaken implementatie rechtmatigheidsverantwoording
Momenteel is er onduidelijkheid t.a.v. de implementatiedatum van de rechtmatigheidsverantwoording. Het wachten is op de wetwijziging. I.v.m. Corona is een jaar vertraging op de implementatiedatum niet ondenkbaar. Daarbij is het kabinet demissionair, waardoor er geen nieuwe wetten aangenomen worden. Desondanks bereidt uw college de komst van de rechtmatigheidsverantwoording voor.
Follow-up aanbevelingen accountantsverslag
Het vervolg van deze paragraaf geeft weer op welke wijze de organisatie omgaat met de aanbevelingen van uw accountant in het accountantsverslag bij de jaarrekening.
Raakvlak paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’
Deze paragraaf, Interne Beheersing, heeft direct een raakvlak met de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’. Beiden geven inzicht in de wijze waarop wij als gemeente de risico’s inventariseren en hoe wij deze willen beheersen. Voor zover risico’s te kwantificeren zijn, zijn deze opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheer’. Voor zover risico’s niet te kwantificeren zijn, nemen wij ze in deze paragraaf op onder ‘overige risico’s.
Overige risico’s
Overige risico’s zijn risico’s waarvan de omvang op dit moment niet in te schatten zijn, maar die we wel graag bij u onder de aandacht willen brengen. Vooralsnog voorzien wij een risico m.b.t. de kosten Corona. De effecten van Corona hebben wij op basis van de beschikbare informatie in deze jaarstukken verwerkt.
Risicogebieden
In de onderstaande tabel is zichtbaar gemaakt binnen welk risicogebied of proces verbeteringen zijn doorgevoerd en binnen welke processen nog procesverbeteringen te realiseren zijn. Aansluitend op de tabel is een toelichting opgenomen op de ontwikkelingen binnen de aangewezen risicogebieden. De openstaande aanbevelingen zijn aansluitend in tabelvorm opgenomen, waarbij in een afzonderlijke kolom de geplande realisatiedatum is toegevoegd.
|
Risicogebied/ proces |
Aanbevelingen onderhanden ten tijde van de najaarnota 2020
|
Aanbevelingen nieuw |
Aanbevelingen afgerond, niet opgevolgd of vervangen door nieuwe aanbeveling |
Aanbevelingen onderhanden |
|
Prestatielevering Sociaal Domein |
1 |
|
|
1 |
|
Inkoop & aanbesteding |
1 |
|
|
1 |
|
Planning & Control |
1 |
|
|
1 |
|
Verbonden Partijen/ H2O |
1 |
|
-1 |
0 |
|
Totaal |
4 |
0 |
-1 |
3 |
Prestatielevering Sociaal Domein
Bevinding:
De afgelopen jaren is de juistheid en volledigheid van de kosten, alsmede de prestatielevering vastgesteld aan de hand van de controleverklaringen van de zorgleveranciers en de SVB. Deze verklaringen waren veelal laat beschikbaar en in sommige gevallen (zoals van de SVB) niet goedkeurend. Dit zet de planning & control cyclus onder druk en leidt tot onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid van een deel van de kosten die met het sociaal domein gemoeid zijn. Deze systematiek maakt u afhankelijk en daarmee kwetsbaar.
Aanbeveling:
In 2020 als onderdeel van de processen jeugdzorg en WMO bij de herindicatie gerichte kwaliteitsvragen over de geleverde zorg stellen en registreren en analyseren per zorgaanbieder. Vanuit de regio stimuleren dat klanttevredenheidsonderzoeken plaatsvinden, dat bijzonderheden uit accountgesprekken worden vastgelegd en dat klachtenregistraties worden opgevraagd en geanalyseerd. Geadviseerd wordt deze controls binnen de gemeente centraal te registreren en te monitoren resp. door de regio te ontsluiten in Vendorlink.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Was Q1 2022, wordt Q4 2022
In 2020 is er een kentering binnen de zorgregio. Er is nu draagvlak om gezamenlijk te praten over de implementatie van soft controls, om daarmee beter en sneller zicht te hebben op de prestaties van de zorgaanbieders. Bijkomend voordeel is dat wij minder afhankelijk worden van de prestatieverantwoordingen en de controleverklaringen van deze zorgaanbieders. Een zorgpunt is dat hierbij sprake is van een verschuiving van werkzaamheden van back-office naar de gespreksvoerders. Dit kan knellen in capaciteit bij de gespreksvoerders. Op dit moment wordt onderzocht hoe hiermee om te gaan.
Er zijn diverse gesprekken gevoerd met de regio om de soft controls voor de processen van de Jeugdzorg en Wmo te (laten) implementeren. Het conceptueel kader staat en er staat in Heerde een werkgroep in de startblokken. In 2021 en 2022 is het college voornemens een pilot te draaien.
Inkoop & aanbesteding/Planning & Control
Bevinding/aanbeveling:
Borg dat aan “de voorkant” de juiste aanbestedingsprocedure wordt gehanteerd, o.a. door bijv. het verplicht stellen van het inkoopstartformulier.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Was Q4 2020 wordt Q4 2021
Uit de evaluatie van de inkoopstartfomulieren is gebleken dat het gebruik van de inkoopstartformulieren niet af te dwingen is, de volledigheid van meldingen is daarmee niet gegarandeerd. Daarbij is deze beheersmaatregel reactief en geen waarborg dat de juiste aanbestedingsprocedure is doorlopen. Als gevolg daarvan is besloten het gebruik van de inkoopstartformulieren af te schaffen. In plaats daarvan is het proces om te komen tot de jaarlijkse aanbestedingskalender gewijzigd. Voorheen kwam deze tot stand aan de hand van een uitvraag in de organisatie. Met ingang van 2021 vindt er aan de hand van de investeringslijst en de spendanalyse een gedetailleerde inventarisatie door Inkoop plaats op basis waarvan de aanbestedingskalender is opgesteld. Dit leidt tot een omvangrijke aanbestedingskalender met daarop alle bekend zijnde Europese en Meervoudig onderhandse aanbestedingstrajecten (EA en MVO). Afstemming over de juistheid van deze lijst vindt plaats met de inkopers in de organisatie. Daarnaast geldt de verplichting dat mocht er een andere EA of MVO worden opgestart, en deze is nog niet opgenomen op de aanbestedingskalender, dat deze dan alsnog gemeld dient te worden bij Inkoop. De proceswijziging is inmiddels doorgevoerd.
De proceswijziging zal, tezamen met de reeds beschikbare aangeboden toolkit en de laagdrempelige toegang tot Inkoop bijdragen aan het doel om aan de voorkant sturing te geven aan een rechtmatig inkoop- en aanbestedingsproces. Opleidingen aan de organisatie zullen in de vorm van training on the job worden aangeboden (maatwerk gedurende de intensievere contactmomenten tussen inkoper en inkoopcoördinator).
In Q4 2021 evalueren wij deze werkwijze.
Verbonden Partijen/ H2O
Bevinding:
Begin 2013 worden door de drie deelnemende gemeenten ingrijpende bestuurlijke keuzes gemaakt t.a.v. het intergemeentelijk bedrijventerrein Hattemerbroek.
Aanbeveling:
De drie gemeenten dienen gezamenlijk bestuurlijk op te trekken om de noodzakelijke randvoorwaarden (zoals beschreven in het nieuwe perspectief) te realiseren.
Planning, herplanning en toelichting voortgang:
Afgerond.
De randvoorwaarden in het vernieuwd perspectief zijn gerealiseerd. De gesprekken die plaatsvonden uit hoofde van de Hexit zijn afgerond. Dit heeft ertoe geleid dat de gemeente Zwolle de aandelen niet over zal nemen.